Rosendahls realisiert barrierefreie PDF/A-Dokumente für Behörden

Rosendahls realisiert barrierefreie PDF/A-Dokumente für BehördenDänischer Mediendienstleister liefert barrierefreie PDF/A-Dokumente für Behörden und profitiert von automatisierter Konvertierung

Vor gut einem Jahr beschloss Dänemarks Regierung die Einführung von PDF/A als Pflichtformat für alle Dokumente im öffentlichen Sektor. Grund genug für den Mediendienstleister Rosendahls in Kopenhagen, den pdfaPilot von der callas software GmbH einzuführen. Damit ist der Full-Service-Provider in der Lage, sämtliche Dokumente seiner anspruchsvollen Kunden aus dem Behördenbereich − unabhängig vom Ursprungsformat − zuverlässig in das ISO-zertifizierte Langzeitarchivierungsformat PDF/A zu konvertieren und zu validieren. Vorteil für Rosendahls: Mit dem pdfaPilot läuft die Wandlung weitgehend automatisiert ab, so dass mehr Zeit für die erforderlichen manuellen Schritte bei der barrierefreien Aufbereitung bleibt.

Die traditionsreiche Rosendahl-Gruppe, deren  Unternehmenswurzeln bis in das Jahr 1902 reichen, bietet von ihren Standorten in Kopenhagen, Odense und Esbjerg eine umfassende Dienstleistungspalette im Bereich Kommunikation, Verlagswesen, Lagerung und Distribution. Dazu gehört seit einiger Zeit auch die Bereitstellung barrierefreier PDF/A-Dokumente, wie sie durch die Verordnung des Dänischen Ministeriums für Wissenschaft, Innovation und Bildung seit April 2011 gefordert sind. Da die öffentliche Verwaltung traditionell eine starke Kundengruppe bei Rosendahls ist, war der Mediendienstleister unmittelbar betroffen.

Die Format-Neuerung kam für Rosendahls nicht aus heiterem Himmel, sondern hatte sich schon länger abgezeichnet: War zuvor HTML das vorgeschriebene Dateiformat der Behörden, gewann nun der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung PDF/A in Übereinstimmung mit dem europaweiten Trend immer mehr Fürsprecher in den öffentlichen Verwaltungen Dänemarks. Daher streckte man bei dem Mediendienstleister frühzeitig die Fühler nach einer Konvertierungslösung aus, um den kommenden Bedarf seiner Kunden möglichst umfassend abdecken zu können. Die entsprechenden Marktsondierungen gipfelten in einem Besuch der 4. Internationalen PDF/A Konferenz in Rom im Herbst 2010.

„Danach haben wir uns für den pdfaPilot von callas software entschieden“, erinnert sich Jens Bjerre Kirkegaard, Document Accessiblity Spezialist bei Rosendahls. „Das Tool deckte unsere Anforderungen zur Erzeugung valider PDF/A-Dateien am besten ab und überzeugte durch seine Zuverlässigkeit und die wirklich einfache, intuitive Bedienung.“ Voraussetzung für die bei Rosendahls erforderliche Bereitstellung als barrierefreie Datei war insbesondere die Unterstützung aller technischen Bedingungen des „schwierigeren“ Normteils PDF/A-1a – was der pdfaPilot voll erfüllen konnte. Zudem punktete er mit vielen Extra-Funktionen, die im Alltag oft praktische Möglichkeiten bieten, wie die Aufsplittung der Dokumente oder die Generierung von Handouts.

Mit pdfaPilot steht Unternehmen und Behörden ein umfangreiches Set an Funktionen zur Verfügung, um PDF/A-Dateien zu validieren und zu erstellen. Das Software-Tool unterstützt eine große Zahl von Formaten wie zum Beispiel MS-Office- und OpenOffice-Dateien und erlaubt es auch, direkt aus PostScript/EPS-, JEPG-, TIFF- und PNG-Dateien PDF/A-Dokumente erzeugen. Dabei basiert die Lösung auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe als Lizenznehmer in sein Acrobat integriert hat.

Flexibilität gefragt

Für den Mediendienstleister, der immer wieder Einzeldokumente aus vielen unterschiedlichen Quellen erhält − was im Gegensatz zu hohen Belegmengen immer gleicher Struktur ganz andere Anforderungen stellt − ist die Fähigkeit zur automatisierten Konvertierung und Validierung in PDF/A besonders wichtig. „Wir konvertieren entweder nach PDF/A-1a oder PDF/A-2a“, erklärt Kirkegaard. „In der Regel sind es Word-, InDesign- oder PDF-Dokumente, die wir bearbeiten müssen. Dabei nimmt uns jetzt der pdfaPilot die Behebung vieler Stolpersteine automatisiert ab. Z.B. überprüft und entfernt er unnötige Metadaten, kennzeichnet Farbräume oder bettet Schriften nachträglich ein.“

Dass der pdfaPilot problematische Dokumente „reparieren“ und − falls das unmöglich ist − komplett neu erstellen kann, erspart Rosendahls viel Arbeit. Zu tun bleibt für den Barrierefreiheits-Spezialisten Jens Bjerre Kierkegaard dennoch genug: „Die Bereitstellung als barrierefreies Dokument ist eine anspruchsvolle und oft knifflige Aufgabe, die viel Know-how und einige manuelle Schritte verlangt“, erklärt er. Zumal die automatisierte Konvertierung in PDF/A durch problematische native Formate zur Vermeidung von unbeabsichtigten Änderungen nicht immer auf Knopfdruck klappen kann. Das bedeutet, dass auch hier im Vorfeld manuelle Korrekturen wie die Bearbeitung von Objekt-Metadaten oder Farb- sowie Bildkonvertierungen notwendig werden.

Herausforderungen im wandelnden Umfeld meistern – Support inbegriffen

Bei den immer wieder neuen Herausforderungen und Problemstellungen kommt Jens Kierkegaard die schnelle und kompetente Unterstützung des callas-Vertriebspartners Actino Software zugute, wenn seine eigenen Kenntnisse an ihre Grenzen gelangen. „Mediendienstleister wie Rosendahls sind immer wieder damit konfrontiert, dass Auftraggeber die Bereitstellung ihrer heterogenen Dokumente als PDF/A-Datei wünschen und keine Vorstellung davon haben, welche komplexe Aufgabenstellung damit verbunden ist“, erklärt Actino-Geschäftsführer Michael Karbe.

Seit der Installierung der ersten Version 2.3 betreut Actino seinen Kunden Rosendahls zuverlässig und behob von Anfang an in Zusammenarbeit mit callas rasch jegliches Problem, das sich aus der Praxis ergab.

Diese Erfahrungen griff callas Software auf und ließ sie in die weitere Entwicklung  des pdfaPilot mit einfließen. „Durch die Weiterentwicklung des PDF/A-Standards müssen ja auch die PDF/A-Tools stets angepasst werden“, erklärt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas Software. „Wir sind in diesem Bereich stark engagiert und sorgen durch laufende Aktualisierungen des pdfaPilot für die umfassende Umsetzung aller Anforderungen und damit für eine optimale Konformität.“

Heute: Barrierefreie PDF/A-Dokumente mit pdaPilot 3.0

So hat Rosendahls zuletzt auf die neueste Version 3.0 des pdfaPilot migriert, mit der auch beliebige Dateien in PDF/A-Dateien eingebettet werden können. Alle Dokumente, die zu einem Projekt oder eine Akte gehören, sind damit zentral zusammengefasst. Außerdem ist die Version 3.0 kompatibel mit dem für dieses Jahr angekündigten neuen Normteil PDF/A-3. So ist der Mediendienstleister stets auf der Höhe der Zeit in Sachen PDF/A.

Parallel dazu wird bei callas das Thema Barrierefreiheit vorangetrieben − auch das zum zukünftigen Vorteil von Jens Kierkegaard: „Für meine Arbeit ist es z.B. wichtig, vernünftig getaggte Dokumente zu generieren als Voraussetzung für die Aufbereitung als barrierefreies Dokument.“ Barrierefreie PDF-Dokumente verlangen eine eindeutige, inhaltliche Struktur. Diese wird durch das sogenannte „Tagged PDF“ realisiert. Solche Marken oder Anhänger statten jedes PDF-Element mit Zusatzinformationen zu Inhalt, Position und Art des Elements aus. Per Tag wird der genaue inhaltliche Ablauf festgelegt, was beispielsweise bei Seitengestaltungen mit mehreren Spalten wichtig ist. Darüber hinaus kann über Tags genau zwischen Inhalt und zusätzlicher Gestaltung unterschieden werden, etwa Kopf- und Fußzeilen oder anderen Hintergrundelementen, die nicht direkt zum Content gehören.

Tags sind zudem für Grafiken und Bilder hilfreich, die auf PDF-Seiten platziert sind. Wenn der Ersteller dem Bild einen „alternativen Text“ mit einer erklärenden Bezeichnung mitgibt, so erfährt der Nutzer nicht nur, dass im Textfluss eine Grafik eingefügt ist, sondern auch, was sie darstellt.

Das heißt, ohne Tags keine barrierefreien Dokumente. Müssen diese mühselig nachträglich gesetzt werden, geht viel kostbare Zeit verloren. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die callas-Schwesterfirma axaio das neue InDesign-PlugIn MadeToTag entwickelt, das sich derzeit in der Betaphase befindet. Damit lassen sich Adobe InDesign-Dokumente, wie sie Jens Kierkegaard täglich „auf den Tisch“ bekommt, für den Export als Tagged PDF vereinfacht und umfassender vorbereiten. Das kann schon mal – je nach Gestaltung des PDFs – deutliche Aufwandsminimierung bedeuten.

„Der Aufwand für die Umwandlung der Behördendokumente in barrierefreie PDF/As hängt von der Komplexität des Layouts ab. Manchmal stößt man einfach an die Grenzen des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Daher bedeutet es für meine Arbeit eine erhebliche Erleichterung, eine Menge der zuvor manuellen Schritte durch den pdfaPilot erledigt zu wissen“, erklärt Kierkegaard.

Die PDF/A-Welle kommt in Dänemark aktuell richtig ins Rollen, daher rechnet Rosendahls mit einem stark wachsenden Auftragsvolumen in der nächsten Zeit. Mit dem pdfaPilot und dem Service von Actino Software und callas Software ist er dafür bestens gerüstet.

About callas software GmbH

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, Prepress, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung.

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