PDF Association Newsletter: Ausgabe 26

 Die Themenübersicht

  • AKTUELL
    •  DMS EXPO 2012 – Mitglieder und Vorträge
  • FACHTHEMA
    •  PDF/A-3
  • EVENTS
  • NEUE MITGLIEDER

Thomas ZellmanSehr geehrte Leser,

die DMS EXPO ist ein gute Gelegenheit, die PDF/A-Entwicklung und Akzeptanz Revue passieren zu lassen.
Das PDF/A Competence Center wurde vor sechs Jahren auf der DMS gegründet und hat sich seitdem zur PDF Association erweitert. Seit dieser Zeit ist PDF/A breit – in allen Branchen – akzeptiert. Anwendungsbereiche finden sich im Bereich gescannter Dokumente wie Posteingang und Akten-Digitalisierung sowie im digitalen Bereich wie z.B. E-Mail Konvertierung nach PDF/A bis hin zum Output-Bereich, wo PDF/A zur Archivierung eingesetzt wird. Gerade im letzten Jahr zeigt sich, dass immer mehr Anwender nach erfolgreichen Anfangsprojekten jetzt auch strategisch auf PDF/A setzen.

Der PDF/A ISO Standard hat sich in den Jahren moderat weiterentwickelt. Schon bei der Veröffentlichung des ersten Normteils war der ISO klar, dass ein Standard für die Langzeitarchivierung natürlich niemals ungültig werden kann, aber auch, dass die technische Entwicklung weitergeht, die auch sinnvolle Verbesserungen bietet und das wird mit weiteren Normteilen unterstützt. Im Sommer 2011 wurde PDF/A-2 veröffentlicht und ist jetzt schon in vielen Projekten im Einsatz. Der dritte Normteil – PDF/A-3 – wird unten im Fachthema mit seinen Möglichkeiten vorgestellt.

Auch dieses Jahr veranstaltet die PDF Association ein traditionelles Pre-DMS Seminar und dieses Mal wird der PDF/UA Standard (Universal Access) für barrierefreie Dokumente behandelt.

Dies ist ein großes Thema, denn nicht nur für Menschen mit Behinderung ist der strukturierte Zugriff auf die Inhalte von Bedeutung, sondern auch für die Anwendung auf mobilen Endgeräten mit kleinen Displays. Aus diesem Grund schreiben bereits viele Behörden die entsprechende Aufbereitung der Dokumente vor.

Auf der DMS stehen viele unserer Mitglieder gerne für Informationen rund um PDF Standards zur Verfügung und es gibt sechs Vorträge in den Fachforen. Wir freuen uns, Sie auf der DMS mal wieder zu treffen. Die PDF Association steht auch sonst für Informationen und Vermittlung zu den Experten zur Verfügung.

Viel Freude beim Lesen des Newsletters

Thomas Zellmann
Geschäftsführer PDF Association

AKTUELL

DMS EXPO 2012 – Mitglieder und Vorträge

Die Mitglieder der PDF Association auf der DMS EXPO 2012 sind:

  • ABBYY Europe GmbH: Halle 5, Stand B11
  • callas software GmbH: Halle 5, Stand C71
  • Compart AG: Halle 5, Stand B71
  • icon Systemhaus GmbH: Halle 5, Stand C53
  • InovoOlution GmbH: Halle 5, Stand C53
  • Janich & Klass GmbH: Halle 5, Stand C38
  • levigo solutions GmbH: Halle 5, Stand C53
  • Levi, Ray & Shoup: Stand: Halle 5-C 71
  • LuraTech Europe GmbH: Halle 5, Stand B52
  • microform GmbH: Halle 5, Stand C38
  • OPTIMAL SYSTEMS GmbH: Halle 5, Stand E32
  • PDF Tools AG: Halle 5, Stand B78
  • SEAL Systems AG: Halle 5, Stand C71
  • SRZ GmbH & Co.KG: Halle 5, Stand B51
  • Zöller & Partner GmbH: Halle 5, Stand C55

Innerhalb des VOI-Forums (Halle 5, Stand A53) auf der DMS EXPO werden an allen drei Messetagen PDF/A-Vorträge geboten:

  • Am 23. Oktober erhält der Messebesucher ab 15.30 Uhr unter dem Titel „PDF/A – 1, 2 und jetzt schon 3?!“ einen Überblick und Einordnung der unterschiedlichen Normteile.
  • Am 24. Oktober werden ab 14.30 Uhr die Herausforderungen bei der serverseitigen Massenkonvertierung beliebiger Quellformate nach PDF/A dargestellt.
  • Und am 25. Oktober steht ab 11.00 Uhr das Thema E-Mail-Archivierung mit PDF/A im Mittelpunkt.

Daran anschließend startet ab 12.00 Uhr auf dem BITKOM-Forum (Halle 5, Stand E55) eine dreiteilige PDF/A-Vortragsreihe.

  • In dem ersten Vortrag geht es um neue Möglichkeiten, Metadaten mit PDF/A zu nutzen.
  • Um 13.00 Uhr wird der Beweis angetreten, dass PDF/A die Dateiqualität innerhalb von ECM-Umgebungen sichert.
  • Ein Vortrag zum Thema „Hybride Archivierung mit PDF/A“ rundet das Informationsangebot innerhalb des Rahmenprogramms der DMS EXPO ab.

Fachthema

PDF/A-3

PDF/A-3 wird der dritte Normteil des PDF/A-Standards werden und steht kurz vor der Veröffentlichung durch die ISO bzw. ist vielleicht zur DMS schon verfügbar.

Die ISO reagierte mit PDF/A-3 relativ schnell, weil es viele Anforderungen der Anwender – insbesondere von den Archiven – gab, die realisiert werden sollten.

Technisch gesehen, kommt mit PDF/A-3 nur genau 1 Feature dazu, nämlich, dass eben beliebige Quellformate in PDF/A eingebettet werden können. Inhaltlich erweitert sich der Charakter von PDF/A als langzeitsicheres Archivformat um den CONTAINER-Gedanken, den PDF eigentlich schon lange bietet und der durch PDF/A-3 dann auch in PDF/A möglich ist.

Durch diese Möglichkeit entstehen neue Anwendungsgebiete für PDF/A.

Die klassischen Archive setzen heute schon oft auf eine duale Strategie, wo z.B. das Original-Excel und eine PDF/A-Datei gespeichert werden. Hier sind aber 2 Objekte zu archivieren und daher kam die Anforderung der Archive, dass es eleganter wäre, nur 1 Archiv-Objekt zu haben, dass eben sowohl die Originaldaten enthält als auch eine langzeitsichere PDF/A-Präsentation.An diesem Beispiel wird auch der Container-Gedanke deutlich, weil z.B. dasLandesarchiv Baden-Württemberg formuliert hat, dass es nur den „Bitstrom“ des Original-Excels sichert, aber eben nicht garantieren kann, ob das Excel in z.B. 50 Jahren noch bearbeitet werden kann während mit dem PDF/A immer eine eindeutige Reproduktion vom Landesarchiv gewährleistet wird.

Mein persönliches Lieblingsbeispiel ist das deutsche Personenstandsregister, da jeder Bürger mindestens eine Geburtsurkunde hat. Der Gesetzgeber hat hier vorgeschrieben, dass der MASTER eine signierte XML-Datei ist, die eher maschinenlesbar ist. Es ist schon lange Best Practice in diesem Bereich, zusätzlich eine PDF/A-Datei als eindeutige visuelle Reproduktion der Geburtsurkunde zu archivieren. Mit PDF/A-3 kann also sowohl der signierte XML-Master als auch die Reproduktion in einer physikalischen Dateien zusammengefasst werden.

Weitere Anwendungsfälle ist z.B. die Einbettung von XML- und EDI-Daten in Rechnungen, wo es verschiedene Initiativen gibt, dass in PDF/A-3 zu integrieren. Im Gesundheitswesen gibt es den Standard CDA, der in Arztbriefen genutzt werden kann.

Nicht zuletzt bietet sich PDF/A-3 auch für die E-Mail Archivierung an. Im Rahmen des E-Mail Managements konvertieren viele Anwender heute schon die E-Mails mit Anhängen nach PDF/A, um die Langzeitarchivierung zu sichern. Mit PDF/A-3 können auch die Originalformate der Attachments wie MS-Office oder OpenOffice oder andere Formate mit in das zu archivierende E-Mail eingebettet werden.

Viele weitere Anwendungsgebiete sind denkbar und die PDF Association steht hier gerne für Informationen zur Verfügung und ist selber noch in der Lernkurve für PDF/A-3.

Wie oben geschrieben, steht PDF/A-3 noch kurz vor der Veröffentlichung und daher gibt es naturgemäß noch nicht viele Software-Werkzeuge, die PDF/A-3 schon unterstützen. Auf der DMS werden aber einige Anbieter von PDF/A-Lösungen schon erste Produkte präsentieren.

Wer aber eine mittelfristiges Projekt plant und den strategischen Einsatz von PDF/A mit berücksichtigen will, kann das heute schon in seine Planungen einfliessen lassen und konzeptionell einbinden. Für die Beratung welcher PDF/A-Normteil in der konkreten Anwendung optimal ist, stehen die Mitglieder und die PDF Association gerne zur Verfügung.

EVENTS

22. 10. 2012: Pre-DMS-Event: PDF/UA – der neue ISO-Standard für barrierefreies PDF

Die PDF Association informiert am Tag vor der DMS Expo über den neuen ISO Standard PDF/UA für die Barrierefreiheit. (Weitere Informationen…)

23. – 25. 10. 2012: DMS Expo in Stuttgart

Die DMS EXPO – Europas Leitmesse und Konferenz für Enterprise Content-, Output und Dokumentenmanagement – findet vom 23. bis 25. Oktober 2012 auf dem Stuttgarter Messegelände statt. (Weitere Informationen…)

20. 11. 2012: 4. Jahrestagung E-Akte

Die PDF Association wird am Stand C4 auf der Jahrestagung ausstellen und über PDF Standards informieren. (Weitere Informationen…)

26. – 27. 11. 2012: PDF-Standards auf dem BITKOM Trendkongress

Die PDF Association wird auf dem BITKOM Trendkongress während der Speaker’s Night am 26.11. und auf dem Kongress am 27.11. vertreten sein. Im Innovationspfad informiert die PDF Association als Verband über die ISO PDF Standards für Dokumente. (Weitere Informationen…)

NEUE MITGLIEDER

Über die PDF Association

Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.
PDF Association

Thomas Zellmann
Neue Kantstr. 14
D-14057 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50-0
Telefax: +49 30 39 40 50-99

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About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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