PDF/A in Archiven und Bibliotheken

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Langzeitarchivierung heißt bei Archiven und Bibliotheken eigentlich “für immer”! Das erfordert auch Maßnahmen auf der Hardware-Seite, aber im Bereich der Software und Formate kann PDF/A bei vielen Aufgabenstellungen helfen. Archive sind typischerweise in einer Empfänger-Position von Dokumenten. Aus dieser Sicht heraus wäre es optimal, wenn die angelieferten Materialien schon als PDF/A an das Archiv abgegeben werden. Das kann über organisatorische Empfehlungen und Kommunikation erreicht werden. Wenn im Archiv digitalisiert wird, bieten sich PDF/A Lösungen für den Scan-Bereich an. Wenn digitale Dokumente empfangen werden, gibt es Werkzeuge zur Konvertierung nach PDF/A. Es kann hier archivarisch gewollt sein, sowohl das Original (z.B. Microsoft Word) als auch die PDF/A Version dieses Dokuments zu archivieren.

Bibliotheken haben auch beide Anwendungsbereiche. Bei Retrodigitalisierungen kann es nach wie vor ein digitales Original als z.B. unkomprimiertes TIFF oder JPEG2000 lossless geben. PDF/A kann daraus erstellt werden und dient dann als Delivery-Format und bietet die Volltextfähigkeit und auch Metadaten können eingebettet werden.

Im digitalen Bereich lassen sich vorhandene oder angelieferte Bücher nach PDF/A konvertieren. Im Bereich der Universitäts-Bibliotheken bietet sich PDF/A – auch als guter Einstieg in das Thema – für Diplomarbeiten und Dissertationen an. Im Bereich der Archive und Bibliotheken gibt es auch zunehmend Empfehlungen und Vorgaben wie z.B. die der Deutschen Nationalbibliothek.

Der nestor Newsletter 16/2009 [15. Januar 2009] schreibt zum nestor Seminar: PDF/A in Archiven:

Mit 73 Besuchern aus dem Archivwesen war die Veranstaltung zum Standard PDF/A die bislang am besten besuchte nestor-Infoveranstaltung im Bundesarchiv in Koblenz. Drei Experten des PDF/A Competence Centers, Herr Zellmann, Herr Krieg und Herr Dr. Wächter hielten Vorträge über den technischen Aufbau von PDF/A Dateien, Konvertierung, Validierung und Metadaten. Frau Schroeder vom Bundesarchiv stellte anschließend die hausinterne Archivierung mit PDF/A-Dokumenten vor. Die Folien der Vorträge stehen auf der Veranstaltungs-Webseite zum Download bereit. Dies war insgesamt die vierte nestor-Veranstaltung speziell für das Archivwesen am Bundesarchiv. Im Frühjahr 2009 wird eine weitere Veranstaltung folgen.

Für weitere Informationen steht Thomas Zellmann als Vorstand mit Schwerpunkt Archive und Bibliotheken gerne zur Verfügung.
thomas.zellmann@pdfa.org

Empfehlungen und Vorgaben für PDF/A im Bereich Archive und Bibliotheken

Schwedische Nationalarchive sehen in PDF/A ein hervorragendes Format für die Archivierung von Textdokumenten

Das LDP Centre (Centre for Long-term Digital Preservation) empfiehlt PDF/A:

Bei der Wahl eines geeigneten Dateiformats für die originalgetreue und vollständige Bewahrung müssen besondere Anforderungen berücksichtigt werden. PDF/A-1 wird diesen Anforderungen für eine ganze Reihe von Dokument-Typen gerecht.

Jedes Dokument lässt sich – zusätzlich zu den bereits vorhandenen Metadaten – mit weitere Metadaten ausstatten. Metadaten können dabei helfen, die Dokumentverfolgung zu verbessern und die Dokument-Historie anzuzeigen. Es ist möglich, Informationen über den Erstellter des Dokuments, über das Entstehungsdatum, über Änderungen am Dokument oder an den Metadaten selbst abzurufen.

Originalinformation (Datum 2010-01-08) auf der Website der Luleå University of Technology

Bei der Archivierung digitaler Dokumente im Bundesarchiv Koblenz nimmt PDF/A eine zentrale Rolle ein

Wie Kathrin Schroeder im Magazin move – moderne verwaltung, Ausgabe 1/2009 unter dem Titel “Format fürs Archiv” berichtet, sieht das Bundesarchiv Koblenz bei der Archivierung digitaler Dokumente das Format PDF/A in einer zunehmend wichtigen Rolle. Das Bundesarchiv lagert digitale Unterlagen der verschiedenen Bundesbehörden, wobei das Aufkommen in den nächsten Jahren weiter steigen dürfte…

Universität Potsdam hält digitale Dokumente auf dem Publikationsserver als PDF/A vor

Die Universität Potsdam strebt an, dass künftig alle Dokumente, die auf dem eigenen Publikationsserver vorgehalten werden, in PDF/A vorliegen sollen. Dies geht aus einer Mitteilung auf der Webseite der Hochschule hervor. Hier erhalten die Anwender auch Tipps für die Erstellung von PDF/A etwa aus Word oder für die Konvertierung von LaTeX nach PDF/A.

Anlieferung von Dateien: Deutschen Nationalbibliothek präferiert PDF/A

Die Deutsche Nationalbibliothek zieht PDF/A allen anderen Dateiformaten vor, wenn es um die Anlieferung von Inhalten in digitaler Form geht. Dies ist der aktuellen Präferenzregelung der Institution zu entnehmen. Auf Rang zwei steht “herkömmliches” PDF gefolgt von HTML. Die komplette Liste weitere Informationen zur Dokumentenanlieferung finden Sie auf der Website der Deutschen Nationalbibliothek.

Österreichische Nationalbibliothek bevorzugt PDF/A

In ihren Informationen für AnbieterInnen und Bibliotheken legt die Österreichische Nationalbibliothek fest, dass angelieferte Dateien bevorzugt im PDF/A Format vorliegen sollen. Die Empfehlungen der Österreichischen Nationalbibliothek hinsichtlich der Ablieferung von digitalen Dokumenten im Format PDF stellen daher Einschränkungen des Formats dar, welche die langfristige Archivierbarkeit von digitalen Dokumenten unterstützen sollen. Sie orientieren sich vor allem ISO-Standard ISO 19005-1:2005 „Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF (PDF/A)“, der auf der Version 1.4 des PDF-Formats basiert.

Digital Preservation

Animationen präsentiert von Digital Preservation Europe:

Digital Preservation and Nuclear Disaster
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=Yun9hkPPF9M[/youtube]

Team Digital Preservation and the Aeroplane Disaster
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=pbBa6Oam7-w&feature=channel_page[/youtube]

 

About PDF/A Competence Center

The first of the PDF Association's Competence Centers.

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