PDF/A ist auch für SharePoint-Anwendungen ein Muss

Sinnvolle Kombination

Die Kombination von PDF/A-Technologie und SharePoint bietet Unternehmen den Vorteil einer automatisierten Lösung für die problemlose technische Umsetzung gesetzlicher oder betrieblicher Archivierungsvorschriften. Dr. Hans Bärfuss erläutert in seinem Beitrag die Vorteile der langfristigen Archivierung von Dokumenten im PDF/A-Format und beschreibt den daraus resultierenden Nutzen anhand eines Praxisbeispiels.

Die SharePoint-Plattform hat sich in sehr vielen Organisationen erfolgreich etabliert und steigert die Produktivität der Zusammenarbeit von „Informationsarbeitern“. SharePoint-Applikationen steuern den Lebenszyklus der Dokumente in einer Organisation, von der Erzeugung bis zur Aufbewahrung. Das Dokumentenformat spielt dabei eine bedeutende Rolle, weil Dokumente länger leben können als die erstellenden, bearbeitenden und aufbewahrenden Systeme. Deshalb muss das Format offen, dokumentiert, herstellerunabhängig und standardisiert sein. Ein offenes Format ist langfristig wesentlich ökonomischer als offene Plattformen und Applikationen (Open Source). Dies mag mit einer der Gründe für die breite Akzeptanz von SharePoint und Microsoft Office sein.

Passende Formate für die Lebenszyklen
Aber nicht jedes Format ist für jede Phase des Lebenszyklus gleich gut geeignet: ODF und OOXML sind vorallem für die Phasen des „Arbeitsdokuments“ geeignet – für „finale Dokumente“ ist jedoch PDF/A oft ein Muss. Das Dokument muss also beim Übergang der beiden Phasen von ODF oder OOXML nach PDF/A konvertiert werden. Dafür gibt es professionelle Document-Converter-Service-Applikationen, welche auf SharePoint aufsetzen. Sie automatisieren mithilfe der SharePoint-Plattform den Konversionsprozess und stellen sicher, dass die freie Textsuche auch für PDF/A-Dokumente für den Benutzer transparent gewährleistet ist.

PDF/A erfüllt wichtige Anforderungen
PDF/A erfüllt alle wichtigen Anforderungen der Archivare wie statische Inhalte, visuell eindeutige und getreue Wiedergabe unabhängig von der Plattform und der Software, keine Bezüge auf externe Quellen, frei von Verschlüsselung und Patentrechten, Durchsuchbarkeit, Einbettung von Metadaten und digitalen Signaturen und viele mehr. Die Vision des digitalen Papiers ist mit PDF/A nun Wirklichkeit geworden. Es sind diese Eigenschaften von PDF/A und die Arbeit vieler Freiwilliger des eigens für dessen Förderung gegründeten PDF/A Competence Center, welche das PDF/AFormat heute zu einem De-facto-Standard für Archivierungen gemacht haben. Dass dies tatsächlich so ist, zeigen die in vielen Ländern erlassenen und noch entstehenden Empfehlungen, Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben der Behörden.

Um eine einwandfreie Abbildung des Layouts der Dokumente sicherzustellen, muss der Document-Converter-Service die nativen Büroanwendungen für die Konversion heranziehen. Für ODF ist dies OpenOffice und für OOXML entsprechend Microsoft Office. Denn eine Studie des Fraunhofer Fokus Instituts hat gezeigt, dass die Interoperabilität zwischen den Formaten ODF und OOXML in vielen Fällen schwierig oder sogar unmöglich sein kann. Zudem führen die vielen Mehrdeutigkeiten der Beschreibungen in den Standards dazu, dass eine eindeutige Wiedergabe des Layouts in vielen Fällen nicht gegeben ist.

Vorteile zweier Welten nutzen
Document-Converter-Service-Lösungen sind in Organisationen bereits erfolgreich eingeführt. So auch bei der größten Anbieterin für die finanzielle Vorsorge in der Schweiz, welche über 700 Vorsorgeberaterinnen und Vorsorgeberater in mehr als 40 Agenturen beschäftigt. Hier das Szenario: Microsoft-Office-Dokumente aus laufenden Geschäftsprozessen – eigene, aber auch von Kunden – werden in SharePoint Server verwaltet und archiviert. In der Vergangenheit war TIFF das Dateiformat für die Archivierung. Das Unternehmen stellte auf PDF/A um, damit die Durchsuchbarkeit der Dokumente und, durch gleichzeitiges Aufbringen einer digitalen Signatur, auch die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist.

Die Microsoft-Office-Dokumente werden nun bei Abschluss des Geschäftsfalles in das PDF/A-Format konvertiert und – mit Metadaten versehen – dem Archiv zugeführt. Die Benutzer steuern die Umwandlung der Dokumente direkt aus SharePoint und können auf die PDF/A-Dokumente über die Standard-Benutzeroberfläche zugreifen. Parallel dazu werden die Dokumente in ein autonomes und robustes Zweitarchiv – auch auf SharePoint basierend – gespiegelt, um sie langfristig und vor nicht autorisierten Zugriffen geschützt aufzubewahren. Die digitale Signatur schützt vor nachträglichen Veränderungen und stellt die Authentizität der Dokumente sicher.

Quelle: BIT Magazin / Ausgabe 2-2011

Zum Originalbericht (PDF): PDF/A ist auch für SharePoint-Anwendungen ein Muss

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