PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 20: Januar 2011

PDF/A, more than just archiving

Die Themenübersicht

 


 

 

David van DriesscheSehr geehrte Leser,

Wenn man über PDF/A spricht, ist die erste Tatsache, die üblicherweise erwähnt wird diejenige, dass PDF/A von der ISO entwickelt wurde wird und daher ein globaler Standard ist. Das ist natürlich richtig, aber gleichzeitig werden die lokalen Unterschiede verborgen, die zu Tage treten, wenn ein globaler Standard auf die Realität trifft. Als Belgier bin ich mit diesen Unterschieden vertraut. In einem Land mit fünf (mal mehr, mal weniger) Landesverwaltungen zu leben, schärft das Bewusstsein dafür, dass Dinge, die auf globaler Ebene beschlossen wurden, reichlich verändert auf lokaler Ebenen umgesetzt werden können.

Natürlich wechselt PDF/A als Standard nicht das Dateiformat in verschiedenen Ländern; auf technischer Seite ist der PDF/A-Standard tatsächlich ein globaler Fakt. Doch die Art, wie verschiedene Unternehmen, Verbände und Verwaltungen den Standard anwenden, variiert beträchtlich und dies spiegelt wieder, wie schnell und umfassend der ISO Standard auf lokaler Ebene angenommen wird.

Was sagt uns das nun über PDF/A?

Zuerst einmal ist es lohnenswert, die Umsetzung von PDF/A mit der Umsetzung eines anderen ISO-Standards zu vergleichen. Im Print- und Publishing-Markt wurde mit PDF/X bereits 2001 ein Standard für den Datenaustausch von PDF-Dateien eingeführt; das bedeutet, dass es diesen Standard schon seit rund zehn Jahren verfügbar ist. Interessanterweise unterschied sich die Umsetzung von PDF/X in der Einführungsphase regional stark, ganz ähnlich, wie es die PDF/A-Umsetzung heute ist.

Die Gründe dafür liegen allerdings ein wenig anders. Im Falle von PDF/A scheinen in vielen Fällen Regierungsbehörden bei der Durchsetzung und Beschleunigung der Umsetzung des Standards eine entscheidende Rolle zu spielen; bei PDF/X waren vor allem Industrieverbände die treibende Kraft. Zu Beginn initialisierten Industrieverbände aus einer begrenzten Anzahl von Ländern (Belgien, die Niederlande, Frankreich, Dänemark und die deutschsprachigen Länder) Konzeption und Verbreitung PDF/X-basierter Arbeitsabläufe. Von dort aus verbreiteten sich die Bemühungen schnell.

Letztendlich ist das allerdings, wie ich denke, nicht so wichtig. Wichtig ist – und dies ist die zweite Beobachtung, die ich aus meiner Erfahrung bei Four Pees gewonnen habe –, dass Technologie immer der gleichen Kurve zu folgen scheint. Eine langsame Einführung zu Beginn bis zum Erreichen einer bestimmten kritischen Masse und danach eine schnelle Ausbreitung und ein rasches Wachstum. Und wenn ich den PDF/A-Markt betrachte, auch wenn die Entscheider und die treibenden Kräfte andere sein mögen, ich bin davon überzeugt, dass wir diese schnelle Wachstumsphase in einigen Ländern bereits sehen können.

Merken Sie sich meine Worte (vielleicht, indem Sie diese als PDF/A-Dokument speichern?) Ich glaube, dass wir sehr bald sehr viel mehr PDF/A-Implementierungen sehen werden.

David van Driessche
Chief Technology Officer, Four Pees


 

AKTUELL

PDF/A Competence Center mit erweitertem Spektrum auf der CeBIT

Besucher der CeBIT haben auch in diesem Jahr Gelegenheit, sich umfassend über Einsatzgebiete, Nutzen und Weiterentwicklungen des PDF/A-Formates zu informieren. Anlaufstelle dafür ist der Messestand des PDF/A Competence Center, der beim Kooperationspartner VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (Halle 3, Stand D34) zu finden ist.

Vertreter der Mitgliedsfirmen actino, callas software, Four Pees, intarsys, LuraTech sowie Zöller & Partner zeigen die erweiterten Nutzungsmöglichkeiten des ISO-Standards für Langzeitarchivierung im PDF-Format, die sich durch den bevorstehenden Normteil PDF/A-2 ergeben. Darüber hinaus stehen sie zu Fragen rund um die wachsende Familie von PDF-Standards im DMS/ECM-Umfeld zur Verfügung. Das PDF/A Competence Center ist in diesem Jahr bereits zum fünften Mal auf der CeBIT vertreten.

FACHTHEMA

PDF/A, mehr als nur Archivieren

Der offensichtliche Grund aus dem viele eine Einführung von PDF/A ins Auge fassen ist, dass sie für eine bestimmte Zeitspanne „gute“ Archive benötigen. „Gut“ kann bedeuten, dass sie in der Lage sein möchten, eine exakte visuelle Wiedergabe der Dokumente aus dem Archiv zu erhalten oder – darüber hinaus – die Garantie für einen semantisch korrekten Aufbau der Dokumente. Gleichfalls kann die Bedeutung, die mit einer „bestimmten Zeitspanne“ gemeint ist, von 7 bis 10 Jahren bei Steuerunterlagen bis zu „ewig“ bei Bibliotheken und Archiven reichen. Doch bei den meisten Projekten fokussieren sich die Leute auf den Archiv-Aspekt und riskieren dabei, andere Chancen und Gelegenheiten zu übersehen.

Das ist Schade: Einen Schritt zurückzutreten und auf PDF/A als einen ISO-Standard unter vielen ähnlichen PDF-basierten ISO Standards zu sehen, kann zusätzliche Möglichkeiten aufzeigen, den Standard PDF/A zu nutzen.

Also treten wir einen Schritt zurück: PDF/A ist ein ISO-Standard, der auf einem anderen ISO-Standard basiert: PDF (ISO 32000). Das bedeutet, dass PDF/A-Dokumente gleichzeitig PDF-Dateien sind, für die weitere Einschränkungen und Anforderungen gelten. Nach der gleichen Methode entwickelt die ISO eine Reihe weiterer Standards, die für Unternehmen, die sich mit PDF/A befassen, durchaus interessant sein können. Hierzu einige Beispiele:

  • PDF/X war der erste PDF-basierte Standard, der von der ISO verabschiedet und weiterentwickelt wurde. Bereits 2001 wurde PDF/X mit dem Ziel erarbeitet, PDF-Dateien im Print- und Publishing-Markt einzusetzen.
  • PDF/A ist ein ISO-Standard für den Einsatz in Workflows in technischen Bereichen, der 3D-Modelle innerhalb von PDF-Dateien erlaubt.
  • PDF/UA ist ein kommender ISO-Standard für die Erstellung standardisierter barrierefreier Dokumente. Er ermöglicht es zum Beispiel Menschen mit Sehbehinderungen, auf verlässliche Weise Screenreader-Programme in PDF-Dateien zu verwenden.

Bedeutet dies, dass Unternehmen, die sich heute mit PDF/A beschäftigen, stattdessen all diese Standards einführen sollten? Nicht unbedingt, aber es ist eine gute Idee, sich die weiteren Standards zumindest anzusehen und zu verstehen, auf welche Art und Weise sie eine Rolle spielen könnten.

Dieser Punkt ist ebenso bei der Einschätzung der Werkzeuge für den PDF/A-Workflow wichtig. Während sich einige Tools ausschließlich auf PDF/A konzentrieren, sind auch Werkzeuge auf dem Markt, die einen Mehrwert in Bezug auf weitere Standards bieten. Falls diese Standards jetzt oder in Zukunft für das Unternehmen von Interesse sind, sollten diese Überlegungen bei der Auswahl der Tools mit einbezogen werden.

Und schließlich ist die Kenntnis der anderen Standards wichtig beim Aufbau des Geschäftsablaufs während der Einführung von PDF/A im Unternehmen. Zusätzliche Anforderungen wie etwa die Notwendigkeit, archivierte Dokumente zu drucken oder anderweitig zu publizieren oder diese in barrierefreie Dokumente zu konvertieren, können durchaus die Bandbreite eines Projekts beeinflussen und damit der PDF/A-Standardisierung eine zusätzliche Glaubwürdigkeit verleihen als ein Weg, um vorbereitet zu sein auf die Dinge, die da kommen mögen.

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

Four Pees

Four Pees ist ein belgisches Unternehmen, das 2007 von Tom Peire gegründet wurde. Angefangen als reiner Marketing-Dienstleister für Technologie-Anbieter, ist Four Pees heute ein internationaler Vertreiber und Dienstleister für eine Reihe von ausgewählten Marktsegmenten.

Four Pees bietet Vertrieb, Marketing und Professional Services Unterstützung für einen weltweiten Reseller-Kanal an. Als Dienstleister bietet Four Pees auch Marketing- und Produkt-Strategie Dienstleistungen für Software- und Hardwarehersteller. Dadurch ist das Unternehmen in einer einzigartigen Position zwischen Lieferant und Anwender, was die Kommunikation zwischen diesen beiden Gruppen deutlich verbessert.

Four Pees und PDF/A

Eines der Marktsegmente, das Four Pees anvisiert, ist der Dokumentenarchivierungsmarkt. Das Produktportfolio für diesen Markt umfasst Automationsprodukte wie DFlux, zur Automatisierung manueller Aufgaben und Effizienzverbesserung der Verarbeitung, sowie die von callas software entwickelten pdfaPilot Werkzeuge für außergewöhnlich einfache PDF/A-Prüfung und Korrektur.

Aufgrund der Tatsache, dass Four Pees nicht nur im Dokumentenarchivierungsmarkt aktiv ist, sondern auch Dienstleistungen für Druck und Verlagswesen anbietet, ist es einzigartig positioniert, um eine Komplettlösung für größere Projekte zu bieten, bei denen die Verwendung von PDF/A nur ein Teil eines größeren Anwendungsbereiches ist.


 

EVENTS

01.–05. 03. 2011: CeBIT in Hannover

Das PDF/A Competence Center präsentiert auf der CeBIT 2011 die neusten Trends und Entwicklungen zur Langzeitarchivierung auf einem Partnerstand mit dem VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme). Die CeBIT findet vom 1. bis 5. März 2011 in Hannover statt.

www.cebit.com

16. 03. 2011: Fachtagung in der Schweiz

Am Mittwoch, 16. März 2011 wird profintec eine weitere Fachtagung „Lebenszyklus digitaler Dokumente im vernetzten Unternehmen III“ bei der ABB Schweiz AG durchführen. Schwerpunkte sind PDF-Formulare, digitale Signaturen, Archivierung in den Geschäftsprozessen (mit PDF/A und PDF-A2), wobei der Fokus auf SAP liegt.

Weitere Informationen auf der Website des Veranstalters.

21.–24. 03. 2011: AIIM EXPO in Washington, DC

Die AIIM International Exposition and Conference findet von 21. bis 24. März 2011 im Walter E. Washington Convention Center statt. Erneut werden viele Mitglieder des PDF/A Competence Center bei der AIIM Veranstaltung ausstellen. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Mitglieder in Washington zu treffen. Das jährliche Treffen ist für den Abend des 23. März vorgesehen und wird vom PDF/A Competence Center organisiert.

www.aiimexpo.com


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen die führenden Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Appligent Document Solutions Inc., callas software GmbH, Compart AG, Crawford Technologies Inc., intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglieder bei. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, CEO der Appligent Document Solutions, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.

PDF/A Competence Center
Thomas Zellmann
Neue Kantstr. 14
D-14057 Berlin

Telefon: +49 30 394050-50

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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