PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 15: April 2010

PDF/A und Interaktive Formulare

Die Themenübersicht

 


 

 

Maruan SahyounSehr geehrte Leserinnen und Leser,

Seitdem im Jahre 2005 PDF/A für die Langzeitarchivierung von der ISO definiert wurde wächst die Nutzung des Formats und mit PDF/A-2 steht eine Erweiterung an, die Fragestellungen aufnimmt, welche in der ursprünglichen Definition nicht vorgesehen waren. Die zunehmende Nachfrage zeigt sich auch darin, das PDF/A in der Praxis für Anwendungen nachgefragt wird, wofür es ursprünglich gar nicht gedacht war. Deswegen beschäftigen wir uns in der aktuellen Ausgabe mit der Frage wie PDF/A und Formulare zusammenpassen.

Viel Spass bei der Lektüre wünscht Ihr

Maruan Sahyoun,
FileAffairs GmbH


 

AKTUELL

AIIM EXPO in Philadelphia

Die Veranstaltung “AIIM International Exposition & Conference” findet vom 20. bis 22. April 2010 im Pennsylvania Convention Center statt. Auch in diesem Jahr stellen viele PDF/A Competence Center Mitglieder auf der AIIM Messe aus wie zum Beispiel Appligent Document Solutions, Compart Inc., Datalogics und LuraTech Inc.

Sie können sich bei vielen Herstellern über PDF/A informieren und auch den Vorstandsvorsitzenden Harald Grumser sowie Thomas Zellmann und viele weitere Ansprechpartner des PDF/A Competence Center dort treffen.

Am 21. April findet um 18 Uhr ein PDF/A-Treffen statt, das auch für PDF/A-Interessierte offen ist.

FACHTHEMA

PDF/A und Interaktive Formulare – eine Einführung

von Maruan Sahyoun, FileAffairs GmbH

Formulare sind ein wesentliches Merkmal von PDF welches bereits früh, seit PDF 1.2, in den PDF Sprachumfang aufgenommen wurde. Auch der PDF/A Standard kennt Formulare. Doch für welche Art von Formularen ist PDF/A geeignet? Hier gilt es sich einmal vor Augen zu führen, das PDF/A als Archivformat konzipiert ist. Formulare haben deshalb Eingang in den Standard gefunden, da in der Praxis Daten mit einer (PDF/A) Formularvorlage zusammen gespeichert werden. Das Formular definiert also Position und Layout der Daten. Doch eignet sich PDF/A damit auch als Grundlage für interaktive Formulare? Die eindeutige Antwort lautet Nein. Denn interaktive Formulare benötigen Logik – zum Formatieren der Dateneingabe, um Berechnungen vorzunehmen, um Daten zu validieren, um Felder zu sperren und wieder zu entsperren und vieles mehr.

Wie können also interaktive PDF Formulare und PDF/A zusammenspielen?

Für die Praxis ist es relevant, interaktive Formulare, nachdem diese „abgeschlossen“ wurden, also keine Eingabe mehr erforderlich ist, zur Archivierung in PDF/A zu überführen. Dies kann – je nachdem in welcher Form das Formular vorliegt – mit unterschiedlichen Aufwänden verbunden sein. Hierzu einmal folgende Beispiele:

Fall 1: Das Formular an sich ist PDF/A konform, lediglich die Formularlogik weicht vom Standard ab, indem JavaScript Code enthalten ist Hier könnte eine geeignete Software, bevor das Formular in das Archiv überführt wird, den JavaScript Code aus dem Formular entfernen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass dies auch die Anzeige von Daten – zum Beispiel die Formatierung eines Tagesdatums – betreffen kann, je nachdem wann der Code zu Ausführung kommt. Einige PDF/A Konverter können dies vornehmen ebenso wie spezielle PDF Reader.

Fall 2: Das Formular an sich ist nicht konform zum PDF/A Standard. es handelt sich aber um ein statisches Formular. Hier könnte eine geeignete Software, sowohl die nicht konformen Elemente „reparieren“ als auch den JavaScript Code entfernen. Einige PDF/A Konverter können auch dies vornehmen.

Fall 3: Es handelt sich um ein dynamisches PDF Formular welches mit dem Adobe LiveCycle Designer erstellt wurde. Hier ist festzustellen, das auf den ersten Blick zwar eine PDF Datei vorliegt, jedoch das eigentliche Formular ein Objekt innerhalb des PDF darstellt, welches nicht durch den PDF Sprachumfang sondern durch die XFA Spezifikation definiert wird. Eine direkte Überführung in PDF/A ist hier nicht möglich. Hier ist es notwendig das Formular nach PDF/A zu rendern, zum Beispiel mit Hilfe von Adobe LiveCycle ES2 Output.

Eine zusätzliche Problematik entsteht dann, wenn die interaktiven Formulare im Rahmen der Formulareingabe digital signiert werden. Hier wird in allen Fällen die Signatur durch die notwendigen „Korrekturen“ am Formular invalide werden.

Wie sieht also ein geeigneter Prozess aus? Ein Prozess welcher auf interaktive PDF Formulare setzt und einer Archivierung im PDF/A Format bedarf wird folgendermaßen aufgebaut sein:

  1. Dateneingabe über ein interaktives PDF Formular
  2. Rendern des Formulars und der eingegebenen Daten in ein „abgeschlossenes“ PDF/A konformes Dokument
  3. Optionale Signatur des Dokuments
  4. Archivierung in einem geeigneten System

Für Fragen zu Praxisbeispielen, Erfahrungen und eine Softwareauswahl stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

FileAffairs GmbH

Seit mehr als 10 Jahren beschäftigen wir uns mit Dokumenten, deren Rolle in Unternehmen und deren Behandlung in der Informationstechnologie. Es wurde Leidenschaft daraus, Dokumente als ideales Kommunikationsmedium zwischen Menschen zu etablieren, Dokumente als Träger von Informationen zu begreifen, Dokumente als Mittler zwischen Personen, Prozessen und Systemen zu verstehen. Aus dieser Leidenschaft heraus haben wir FileAffairs gegründet.

Die Nachweisbarkeit von Dokumentzuständen in einem Prozess, über lange Zeiträume, ist Teil rechtlicher und organisatorischer Rahmenbedingungen. FileAffairs hilft Unternehmen dabei, zu verstehen, welchen Nutzen PDF/A in diesem Zusammenhang bringt, wie eine Einführung des Formates erfolgen kann, welche Technologien dafür notwendig sind und wie vorhandene Dokumente – sei es auf Papier oder in elektronischer Form – migriert werden können.

Weitere Informationen im Internet: www.fileaffairs.de

 


 

EVENTS

20.–22. April 2010: AIIM EXPO in Philadelphia

Die Veranstaltung “AIIM International Exposition & Conference” findet vom 20. bis 22. April 2010 im Pennsylvania Convention Center statt. Auch in diesem Jahr stellen viele PDF/A Competence Center Mitglieder auf der AIIM Messe aus.

Am 21. April findet um 18 Uhr ein PDF/A-Treffen statt.

www.aiimexpo.com

28.–30. April 2010: 8. Europäische Konferenz über digitale Archivierung

Vom 28. bis 30. April 2010 wird in Genf die 8. Europäische Konferenz über digitale Archivierung stattfinden. Das PDF/A Competence Center wird gemeinsam mit seinem Partner-Mitglied PDF Tools AG vertreten sein. Weitere Informationen und Programm finden Sie auf der Website des Veranstalters:

www.eca2010.ch

10. Juni 2010: Intensiv-Workshop: PDF/A in Bibliotheken mit Barrierefreiheit

Am 10. Juni 2010 findet in der Deutschen Zentralbücherei für Blinde zu Leipzig (DZB) ein Intensiv-Workshop zum Thema “PDF/A in Bibliotheken mit Barrierefreiheit statt”. Auf der Veranstaltung informieren Experten des PDF/A Competence Center von 10:00 bis etwa 16:00 über die Möglichkeiten von PDF/A, speziell im Zusammenhang mit den Anforderungen zur Bereitstellung barrierefreier Inhalte.

 

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen die führenden Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen.Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart AG. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.

c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 394050-50

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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