PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 14: Februar 2010

Die Themenübersicht

  • Aktuell
    • CeBIT: PDF/A Competence Center zeigt Wege zur sicheren Langzeitarchivierung auf
  • Fachthema
    • Scanservice und PDF/A
  • PDF/A Competence Center Mitglieder-Vorstellung
    • Asservo
  • Events
  • Neue Mitglieder im PDF/A Competence Center

 

Daniel SchmidtSehr geehrte Leserinnen und Leser,

für unsere Scan-Dienstleistungskunden ist ein praktikables und benutzerfreundliches Datenformat ein entscheidendes Kriterium für größtmöglichen Nutzen und hohe Akzeptanz. So schätzen wir als Unternehmen schon seit vielen Jahren die Arbeit mit dem Datenformat PDF bzw. PDF/A. Unter vielen weiteren Anwendervorteilen zeigten sich vor allem die enorme Flexibilität, die zunehmende Verbreitung sowie die damit verbundene Langzeit-Stabilität als Qualitätsmerkmale.

Unsere Kunden wünschen ein handhabbares, benutzerfreundliches Format, mit dem ein effizientes Arbeiten möglich ist. Als b u. s microfilmdienst gmbh sichern wir Daten bis hin zu gesamten Archiven für unsere Partner und Kunden. Hierbei muss die verlustfreie Datensicherung und ein Zugriff bzw. Handling für alle Anwender der Kunden-Informations-Systeme gewährleistet sein. Das ist uns durch den Einsatz von PDF/A möglich. Als herausragend zeigt sich hier, dass bereits wenige Anforderungen beim Umgang mit den Daten bzw. bei der Umwandlung schon zu guten bis hin zu ausgezeichneten Ergebnissen führen. LuraTech gehört seit Jahren zu einem verlässlichen Partner unseres Unternehmens. Mit Hilfe ihrer Software-Werkzeuge ist es uns gelungen, einen Entwicklungssprung zur Optimierung digitaler Langzeitarchivierung zu vollziehen und dabei das „I-Tüpfelchen” zu setzen.

Konsequenterweise sind wir seit Januar 2007 als erster Scan-Dienstleister dem PDF/A Competence Center beigetreten. Somit leisten wir als mittelständischer Digitalisierungs- und Archiv-Dienstleister einen Beitrag zur Förderung von PDF/A. Diese Vernetzung ermöglicht uns eine kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung und einen professionellen Austausch. Weiterhin bietet sie uns als Unternehmen die Möglichkeit, unsere Kunden im Verbund des PDF/A Competence Center von der Genialität des Datenformats zu überzeugen. Mittlerweile hat unsere gemeinsame Arbeit schon soweit Früchte getragen, dass in vielen Ausschreibungen PDF/A als zu lieferndes Format vorgeschrieben und gewünscht wird. Diese erfreuliche und begrüßenswerte Entwicklung in der im Archivbereich oft noch heterogenen IT-Landschaft hat zu seinem sinnvollen, kundenfreundlichen und optimalen Format-Standard geführt.

Daniel Schmidt,
Geschäftsführer ASSERVO, b u. s microfilmdienst gmbh


 

Aktuell

CeBIT: PDF/A Competence Center zeigt Wege zur sicheren Langzeitarchivierung auf

CeBIT-Besucher können sich auch in diesem Jahr wieder umfassend über die Möglichkeiten, Entwicklungen und den Nutzen des PDF/A-Formates informieren. In der Halle 3, Standnummer D34 stehen dazu Mitglieder des PDF/A Competence Center an vier nebeneinander liegenden Arbeitssäulen zur Verfügung und beantworten Fragen zum ISO-Standard für die Langzeitarchivierung im PDF-Format. Zusätzlich zeigen sie aktuelle Lösungen zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, Druckdatenströmen, E-Mails und Grafiken mit PDF/A. So erhalten CeBIT-Besucher einen umfassenden Einblick darüber, wie sie eine konsistente Archivierungsstrategie mit PDF/A – vom Eingang der Informationen bis hin zum Outputmanagement – realisieren können. Dabei gehen die Experten auf die Vorteile des PDF/A-Formates, wie zum Beispiel langfristige Lesbarkeit, Formatvereinheitlichung, Volltextdurchsuchbarkeit, Metadatennutzung und Layouttreue ein.

Konkrete PDF/A-Produkte und -Lösungen zeigen die Compart AG im Bereich Outputmanagement und die LuraTech Europe GmbH für die Konvertierung eingehender Dokumente. Die Zöller & Partner GmbH berät schließlich an ihrem Exponat neutral über ECM-Strategien mit PDF/A.

Spannung verspricht eine Podiumsdiskussion zum Thema „Für und Wider PDFA“, die am 3. März ab 16.00 Uhr auf dem ECM-Forum stattfindet. Unter Moderation des Unternehmensberaters Bernhard Zöller diskutieren Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG, Harald Grumser, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center und Carsten Heiermann, Geschäftsführer der LuraTech Europe GmbH die Sinnhaftigkeit von PDF/A.

Fachthema

Scanservice und PDF/A

Als Scandienstleister sind wir noch vor einiger Zeit bei unseren Kunden zum Thema PDF/A auf viel Unsicherheit gestoßen. Daher galt es für uns als Fullservice-Unternehmen diese Kunden über die Vorteile von PDF/A aufzuklären. Heute findet man immer mehr Scan-Projekte mit der konkreten Anforderung nach dem digitalen Langzeitarchivformat PDF/A.

Die digitale Archivierung von großen Dokumentenmengen, wie wir sie für unsere Großkunden wie z.B. TÜV Rheinland und DKV umsetzen, bedarf einer spezifizierten Herangehensweise.

Die Herausforderung bei solchen Aufgaben besteht darin, die Qualität und Zeit der digitalen Umsetzung zu optimieren und natürlich letztendlich auch die Kosten zu minimieren.

Grundlegender Ansatz ist zumeist bei dem Qualitäts-Gesichtspunkt, dass das digitale Ergebnis dem Anwender mindestens eine 1:1-Umsetzung gewährleistet.

Durch die sehr guten Kompressionsmöglichkeiten bei PDF bzw. PDF/A ist ein wichtiger grafischer Qualitätsfaktor – Scannen in Farbe – im Hinblick auf eine optimale Wiedergabe in Kombination mit kleinen Datenmengen ein wichtiger Faktor. Auch die Darstellung von Dokumentenzusammenhängen können wir im Format PDF sichern. Zusätzlich bietet das Format PDF die Möglichkeit einer automatischen Volltextsuche (durch OCR).

Unsere Strategie für jedes individuelle Projekt, basierend auf dem Einsatz von qualifiziertem Personal und hochwertiger Hard- und Software, betrachtet die folgenden Aspekte:

  1. Analysieren und Abstimmen der Kunden-Anforderungen
    (aus denen sich die dann die konkrete Umsetzungsarbeit ergibt)
  2. Aufsplitten der Arbeit in unabhängige Teilaufgaben
  3. Individuelle Optimierung der Umsetzung jeder Teilaufgabe
  4. Kombination der Teilaufgaben durch einen maximal automatisierten Workflow
  5. Ausgabe in PDF/A – um die Umsetzung optimal in Hinblick auf Qualität und Langzeitsicherheit abzulegen

Bei unseren Kunden TÜV Rheinland (Abt. Immissionsschutz) und DKV (Abt. Gebäudemanagement) waren die klassischen Entscheidungskriterien für eine Dokumentations-Digitalisierung:

  • optimale grafische Umsetzung – daher Farbe
  • Möglichkeit der Textsuche
  • Langzeitstabilität der digitalen Akten

Eine realitätsnahe Bemusterung in Kombination mit einer attraktiven Dateigröße hat nach intensiver Beratung zu dem klaren Auftrag einer Umsetzung in das Format PDF/A geführt.

PDF/A Competence Center Mitglieder-Vorstellung

ASSERVO

Die b u. s microfilmdienst gmbh ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen der zweiten Generation. Inzwischen sind wir an vier Standorten vertreten, stets verbunden über unseren Hauptstandort in Köln-Neuehrenfeld.

Als System- und Dienstleistungshaus bieten wir ein breites Spektrum an Leistungen, insbesondere Scan-Dienstleistungen und Archivierungen aller Art, aber auch Mikro- und Reprografie, Kopier- und Plot-Services, Systemberatung und Gerätevertrieb. Abgerundet wird unser Full-Service Leistungsradius von einer umfassenden, professionellen Beratung.

Die b u. s microfilmdienst gmbh hat es sich mit ihrer Full-Service-Marke ASSERVO zur Aufgabe gemacht, die oft hochsensiblen, unwiederbringlichen Informationen aus unternehmensrelevanten Daten und Dokumenten optimal aufzubereiten und nachhaltig nutzbar zu machen.

Wichtig ist uns, dass wir vom ersten Gespräch an Service leisten, bis hin zur optimalen Lösung oder zum „schlüsselfertigen“ Archiv. Zunächst verschaffen wir uns einen umfassenden Überblick über die aktuellen Archive und Abläufe des Kunden. Auf dieser Basis erarbeiten wir dann ein individuelles Konzept, aussagefähige Bemusterungen inklusive.

Mit einem Großteil unserer Kunden verbindet uns bereits seit Jahren eine kollegiale Zusammenarbeit.

Der Kundenerfolg ist unsere Motivation.

Unser Leistungsradius umfasst u.a.:

  • analoge und digitale Archivierung
  • Scan-Service
  • Mikroverfilmung
  • Kopier- und Plot-Service
  • Software
  • Hardware
  • Verbrauchsmaterialien
  • Service

Besuchen Sie unsere Website für weitere Informationen: www.asservo.de

 


 

Events

6. Webinar – Introduccion al PDF/A (Spanisch)

Webinar del PDF/A Competence Center en el que se hablará sobre el formato PDF/A (ISO 19005) y sus ventajas para el archivado de documentacion a largo plazo.
A lo largo del seminario se abordarán también diferentes áreas de problemas tales como la creación de PDF/A tanto desde ficheros digitales como desde los documentos en papel o la importancia de la verificación/validación como PDF/A, entre otros.

02.–06. 03. 2010: CeBIT 2010 in Hannover

Die Mitglieder Compart, LuraTech und Zöller & Partner werden auf der CeBIT 2010 eine PDF/A Corner bei dem Kooperationspartner VOI in Halle 3, Stand D34, haben. Außerdem präsentiert das PDF/A Competence Center Neuheiten rund um PDF/A auf einem eigenen Stand.

www.cebit.de

26. 03. 2010: PDF/A Seminar in Washington, D.C.

PDF/A Competence Center und AIIM veranstalten das zweite PDF/A Seminar in den USA. Es findet am 26. März 2010 von 8:30 – 14:30 im Doubletree Washington Hotel in Washington, D.C. statt. Die Registrierungsgebühr beträgt 125 US-Dollar; diese enthält eine Ausgabe des Buches PDF/A in a Nutshell.

Weitere Informationen um Programm und eine Möglichkeit zu Registrierung finden Sie auf www.aiim.org.

7. Webinar – Dokumentenmanagement mit PDF/A-Integration (forcont)

Die Referenten Stefan Plock und Jörg Schmidt (forcont business technology) stellen am 14. April 2010 um 11:00 Uhr das Thema “Dokumentenmanagement mit PDF/A-Integration” vor.

Elektronisches Dokumentenmanagement beschleunigt Geschäftsprozesse und ermöglicht die Nachweisbarkeit, Wiederauffindbarkeit sowie Archivierung von Dokumenten. Der ISO-normierte Standard PDF/A hilft in diesem Kontext, Dokumente in ein einheitliches Format zu bringen, diese langfristig zu sichern und schafft gleichzeitig Flexibilität in dokumentenzentrierten Prozessen.

28.–30. 04. 2010: 8. Europäische Konferenz über digitale Archivierung

Vom 28. bis 30. April 2010 wird in Genf die 8. Europäische Konferenz über digitale Archivierung stattfinden. Das PDF/A Competence Center wird durch sein Partner-Mitglied PDF Tools AG vertreten sein. Weitere Informationen und Programm finden Sie auf der Website des Veranstalters: www.eca2010.ch.

 

 


 

Neue Mitglieder im PDF/A Competence Center

Wir begrüßen die führenden Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen.Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart AG. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.
c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 394050-50

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF/A Competence Center

The first of the PDF Association's Competence Centers.

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