PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 12: Oktober 2009

Neue Informationen auf der Webseite www.pdfa.org

Die Themenübersicht

 


 

Hans KlimmerSehr geehrte Leser,

ich freue mich, dass sich der offene und jederzeit nachvollziehbare PDF/A-Standard für die Langzeit­archivierung immer mehr durchsetzt – sowohl in Unternehmen wie auch in Bildungseinrichtungen, Verwaltungen oder Behörden. So nutzt z.B. die Universität Potsdam PDF/A als Langzeitarchivformat für wissenschaftliche Arbeiten und Dissertationen und stellt „sehr gut“ bewertete Bachelor- und Masterarbeiten auf dem Publikationsserver der Universität einheitlich in PDF/A zur Verfügung. In Unternehmen spielt der PDF/A-Standard vor allem im Bereich des elektronischen Dokumentenver­sands eine wesentliche Rolle.

Zum Beispiel ergeben sich beim E-Billing deutliche Vorteile für Sender und Empfänger. Eine PDF/A-Kompatibilität ist bereits aufseiten des Rechnungsversenders wichtig, da digital signierte PDF-Doku­mente nicht nachträglich nach PDF/A konvertiert werden können, ohne die Signatur zu zerstören. Auch ergeben sich beim E-Billing durch den Wegfall manueller Prozesse wie Rechnungsproduktion, Versandkosten und Posteingangsverarbeitung deutliche Kosteneinsparungen für Sender und Empfänger.

Im Posteingang vieler Unternehmen werden Papierdokumente eingescannt – und bisher häufig als TIFF-Datei archiviert. Eine Konvertierung nach PDF/A in einem erweiterten Workflow ist hierbei in vielerlei Hinsicht vorteilhaft. Die automatische Texterkennung (OCR) ermöglicht es, die PDF/A-kon­formen Dokumente nach Textinhalten durchsuchbar zu machen. Mit neueren Komprimierungsalgo­rithmen wie z.B. JBIG2 und MRC werden die Imagedaten wesentlich kleiner. Auch ist dann nur noch ein Viewer für die Ansicht der Archivdokumente notwendig.

Energie Service Biel/Bienne hat mit der DETEC-Software ein PDF/A-konformes Dokumentenarchiv generiert, und auch NOWIS – ein Unternehmen der VRG-Gruppe – hat zur Langzeitarchivierung PDF/A im Einsatz. Eingebunden in das firmenspezifische ERP-Betriebssystem läuft bei NOWIS die PDF/A-Konvertierung z.B. von Ausgangsrechnungen automatisiert ab – eine leicht zu handhabende Lösung, die zugleich erhebliche Kosten einspart, so die Aussage des Kunden.

Wie sich der Einsatz von PDF/A bei der VRG-Gruppe darstellt, wird unten detailliert vorgestellt.

Seit Januar 2009 ist DETEC ein Unternehmen der Beta Systems Gruppe – eine strategische Partnerschaft, die das Produktportfolio und auch den Leistungsumfang für die Kunden optimal erweitert. Sowohl Beta Systems als auch DETEC sind Mitglieder im PDF/A Competence Center und somit spielt PDF/A eine wichtige Rolle in den Lösungen beider Unternehmen.

Hans Klimmer,
Leiter Produktmanagement & Presales der DETEC Decision Technology GmbH


 

AKTUELL

Neue Informationen auf der Webseite www.pdfa.org

Im Sommer wurden einige Erweiterungen der Webseite des PDF/A Competence Center realisiert, um den Besuchern noch bessere Informationen zu liefern.

Besonders zu erwähnen sind:

1. Empfehlungen und Vorgaben

Immer mehr Institutionen aus unterschiedlichen Ländern sprechen klare Empfehlungen und Vorgaben für PDF/A aus und belegen damit auch die weltweit fortschreitende Akzeptanz von PDF/A!

Diese werden fortlaufend aktualisiert und finden sich direkt hier:

Vorgaben

Das PDF/A Competence Center freut sich immer, wenn Sie uns gerne über weitere Empfehlungen und Vorgaben informieren.

2. Internationale Mitgliederliste

Um den internationalen Anspruch weiter zu fördern, wurde die Mitgliederliste jetzt auch nach Ländern sortiert und es entstehen sukzessive Ländergruppen des PDF/A Competence Center.

Mitglieder

3. Kooperationspartner

Auch die Kooperationspartner des PDF/A Competence Center werden jetzt ausführlicher vorgestellt:

Kooperationen

FACHTHEMA

PDF/A Einsatz bei der NOWIS

Seit Oktober 2006 setzt die Oldenburger NOWIS Nordwest-Informationssysteme GmbH und Co. KG für die Konvertierung ins PDF/A-Format DETEC-Software ein. Das Unternehmen der VRG-Gruppe beschäftigt sich im Bereich Business Solutions mit Themen wie Dokumentenmanagement, Scannen und Archivierung. Die Kunden liefern aus ganz verschiedenen Quellen und Vorsystemen ihre Daten an NOWIS wie z.B. Ausgangsrechnungen, Word-Dokumente, TIFF-Dateien oder vielfach auch Papierdokumente, die ein­gescannt und dann so weiterverarbeitet werden, dass sie den gesetzlichen Vorgaben für Langzeit­archivierung genügen und noch nach vielen Jahren für den Kunden lesbar und durchsuchbar sind. Mit der PDF/A Lösung von DETEC kann NOWIS die Konvertierung von Dokumenten in den Formaten PDF, TIFF, JPEG, PNG und BMP nach PDF/A-1b direkt in das betriebseigene ERP-System einbinden und die Prozesse automatisiert und durch die implizierte Prozesssteuerung fehlerfrei ablaufen lassen.

Ein langjähriger Kunde der VRG-Gruppe ist z.B. die Schiffs- und Yachtwerft Abeking & Rasmussen in Lemwerder bei Bremen. Bei internationalen Transaktionen fällt eine beachtliche Menge an Dokumen­tationsmaterial an. Denn bei der Übergabe muss jedes Schiff ein Handbuch mit einer Beschreibung aller Bauteile und Installationen bei sich führen – vom Anker über die Antriebs- und Klimaanlagen bis hin zur Steckdose und der kleinsten Schraube. So kommen pro Schiff etwa 80 Standard-DIN-A4-Ordner mit wichtigen Unterlagen zusammen. Das nimmt nicht nur viel Platz in Anspruch, sondern das gezielte Suchen nach Informationen und Dokumenten ist auch ein riesiger Aufwand. Die NOWIS digitalisiert nun diese Dokumente und konvertiert sie für die Langzeitarchivierung ins PDF/A-Format.

Wenn die NOWIS Mitarbeiter für die Schiffs- und Yachtwerft Abe­king & Rasmussen beispielsweise technische Zeichnungen konver­tieren, ist es für den Anwender wichtig, dass er am Ende in seinem Archiv auch eine Volltextrecher­che durchführen und in den technischen Zeichnungen suchen kann. Im PDF/A-Format ist das möglich. Vorher wurden in der Regel TIFF-Dokumente archi­viert. Im TIFF-Format lief die Archi­vierung technischer Zeichnungen oder von Farbzeichnungen oft nicht optimal beim Kunden. Auch die Volltextrecherche wurde nicht immer unterstützt.

Die Komprimierungs- und OCR-Funktionen von myPDFconvert bieten dem Kunden dabei deutliche Vorteile. Auch die Volltextrecherche funktioniert, und die lebenslange Lesbarkeit der Dateien, unab­hängig von der Version des PDF-Viewers, ist entsprechend der PDF/A-ISO-Norm gewährleistet.

Hat die NOWIS bisher nur auf Anforderung des Kunden in PDF/A konvertiert, planen sie nun, generell den gan­zen Langzeitarchivierungsprozess, z.B. bei Ausgangsrechnungen, über die DETEC Software zu verarbeiten. Denn gerade im Bereich Langzeitarchivierung ist es dem Kunden wichtig, dass Dokumen­te wie Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden und auch noch in 10 Jah­ren gelesen werden können – und genau dafür bietet sich der PDF/A-Standard an.

Weitere Informationen finden Sie in der Rubrik Anwenderberichte auf pdfa.org

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

DETEC Decision Technology Software GmbH

DETEC mit Sitz in Rüsselsheim ist spezialisiert auf die Bereiche Dokumentendesign und ‑produktion, Datenkonvertierung sowie Output Management und unterstützt gezielt die professionelle interne und externe “Business Communication” (B2B, B2C) der mehr als 400 Kunden im In- und Ausland.

Die DETEC-Produkte optimieren Arbeitsabläufe und ermög­lichen das Produzieren, Formatieren und Integrieren ansprechend gestalteter Geschäfts­dokumente für mehrere, teils parallele Ausgabekanäle (Drucken, Archivieren, elektronisches Verteilen) in das Output-System. Darüber hinaus können die Anwender PDF/A-konforme Archivdokumente für Windows, Linux und UNIX, optional mit Komprimierung und OCR, produzieren sowie mithilfe integrierter Partnersoftware qualifizierte elektronische Signaturen erstellen.

Auch die aktuelle und weitere Entwicklung der DETEC-Produkte befasst sich mit dem Thema PDF/A. So ist es mit dem Document Composition System DoXite schon seit seiner Markteinführung möglich, Dokumente nicht nur für den Druck in verschiedenen Ausgabeformaten zu erstellen, sondern auch für die Ausgabe in Archivsysteme und den E-Mail-Versand – sogar als PDF/A-1b. Auch mit der optional angebotenen Signaturlösung digiSeal Server bleiben die Dokumente nach der elektronischen Signatur PDF/A-konform. Damit ist z.B. für den elektronischen Rechungsversand per E-Mail sichergestellt, dass die signierten Dokumente auch beim Empfänger PDF/A-konform ankommen.

Aktuelle Entwicklungen der PDF/A-Spezifikation haben die DETEC-Techniker stets im Blick. So wer­den Neuerungen kontinuierlich berücksichtigt und implementiert. Derzeit arbeitet die ISO an der Spe­zifikation zu PDF/A-2. Sobald diese Norm verabschiedet wird, werden auch die DETEC-Softwarepro­dukte hinsichtlich der neuen Funktionen in PDF/A-2 angepasst.

Seit Januar 2009 ist DETEC als 100-prozentige Tochtergesellschaft Teil der Beta Systems Software AG. Sowohl Beta Systems als auch DETEC sind Mitglieder im PDF/A Competence Center. Die strategische Partnerschaft ermöglicht Mutter- und Tochterkonzern eine optimale Ergänzung des Pro­duktspektrums und sichert ihnen eine umfassende, globale Marktpräsenz – auch in dem PDF/A Umfeld.

Weitere Informationen unter www.detec.de

 


 

EVENTS

10. 11. 2009: PDF/A-Vortrag in Berlin

Am 10. November führt das Mitglied Forcont GmbH in Berlin seine forconference durch, auf der ein Vortrag zu PDF/A gehalten wird.

www.forcont.de

11. 11. 2009: PDF/A-Seminar in Wien

Am 11. November 2009 veranstaltet das PDF/A Competence Center von 10:00 bis 17:00 im Mid-Town Business Center (Ungargasse 64-66, A-1030 Wien) ein Einführungsseminar zum Thema PDF/A. Weitere Details zum Programm und eine Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie auf diesem PDF-Flyer.

19.–20. 11. 2009: Jahrestagung zum Thema elektronische Akte in Berlin

Vom 19. bis 20. November führt die Unternehmensberatung Infora GmbH erstmals eine Jahrestagung zum Thema elektronische Akte (E-Akte) durch. Diese findet in der Landesvertretung Baden-Württemberg in Berlin statt. Das PDF/A Competence Center wird hier gemeinsam mit dem VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. auf einem Gemeinschaftsstand vertreten sein.

www.jahrestagung-e-akte.de

 

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen die führenden Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen.Innerhalb von weniger als drei Jahren traten über 100 Unternehmen und diverse Experten aus ca. 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart AG. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.

c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 394050 – 50

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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