PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 11: August 2009

PDF/A Competence Center bereichert DMS EXPO mit umfassendem Vortragsprogramm und eigenem Stand

Die Themenübersicht

 


 

Marc GurovSehr geehrte Leser,

PDF/A und Langzeitarchivierung – das gehört heute zusammen wie HTML und Browser. Noch vor zwei Jahren haben wir es in fast jedem Projekt, in dem es um eine vernünftige elektronische und rechtssichere Ablage ging, mit unterschiedlichsten Dateiformaten zu tun gehabt. Von TIFF über JPEGs über DOC-Dateien, deren Verfechter auf die Beibehaltung des Ursprungsformats pochten, bis hin zu Spezial-Formaten war wirklich alles dabei. Das sieht heute anders aus. Die ISO-Normierung scheint auf Unternehmen und Behörden einen positiven Druck auszuüben. Es freut mich sehr, dass sich der PDF/A-Standard durchsetzt – und das weltweit! Erst vor kurzem habe ich gelesen, dass die norwegische Regierung eigene Publikationen zunehmend im PDF/A-Format archiviert. Auch die italienischen Handelskammern wollen kein Papier mehr. Sie verlangen von Unternehmen, dass sämtliche Dokumente im PDF/A-Format eingereicht werden.

Weltweit gewinnen Unternehmen und Behörden immer mehr Vertrauen in den ISO-Standard PDF/A. Das merkten wir zuletzt in einem großen Projekt bei dem international tätigen Dienstleister für Paletten- und Behälterpooling Chep, wo wir einen Geschäftsprozess für die Rechnungssignatur kombiniert mit anschließender Archivierung realisiert haben. Die Rechnungen werden als PDF/A erstellt, elektronisch signiert und anschließend mittels unserer Archivierungs-Middleware OpenLimit MigSafe, welche entlang des ArchiSafe-Konzepts entwickelt wurde, abgelegt.

Wer sich bei der Archivierung elektronischer Dokumente an den PDF/A-Standard hält, vermeidet das Risiko, dass wichtige Informationen in einigen Jahren nicht mehr zugänglich sind. Damit ein elektronisches Dokument im Ernstfall auch vor Gericht herangezogen werden kann, muss es zusätzlich elektronisch unterschrieben sein. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) sichert in allen europäischen Ländern die Verwendbarkeit von elektronischen Dokumenten als Beweismittel vor Gericht. Die Kombination PDF/A und QES steht also für eine beweis- und rechtssichere Langzeitarchivierung. Damit diese von „unendlicher“ Dauer ist, sollte die Signatur regelmäßig erneuert werden. Dafür haben wir übrigens eine effiziente Lösung entwickelt: OpenLimit OverSign.

Die DMS Expo in Köln, Europas größte Fachmesse für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement steht bevor und Sie können sich sicher sein: das Thema Langzeitarchivierung wird weiter in den Mittelpunkt rücken. OpenLimit zeigt unter anderem seine Lösungen für die beweiswerterhaltende Datenspeicherung für eine Dauer von 100 Jahren und mehr.

Wir sind als Logo-Partner mit einem täglichen Vortrag um 13 Uhr am Stand des PDF/A Competence Center vertreten und stellen zusammen mit der PDF Tools AG als direkter Nachbar am Stand I061 aus und würden uns freuen, Sie dort begrüßen zu dürfen.

Marc Gurov,
CEO OpenLimit SignCubes AG


 

AKTUELL

PDF/A Competence Center bereichert DMS EXPO mit umfassendem Vortragsprogramm und eigenem Stand

Auch in diesem Jahr – und damit zum dritten Mal in Folge – präsentiert sich das PDF/A Competence Center auf der DMS EXPO mit einem eigenen Vortragsprogramm und Messestand. Vom 15. bis 17. September stellen acht Mitglieder in Halle 7, Stand G059, ihr Leistungsportfolio rund um das PDF/A-Format vor: Adobe Systems, callas software, Cartago, Compart AG, Crawford Technologies, LuraTech Europe, PDF Tools und SEAL Systems. Bereits einen Tag vor Beginn der DMS EXPO, am 14. September 2009, bietet das PDF/A Competence Center darüber hinaus ein Halbtagsseminar in Köln an. Teilnehmer erhalten hier Detailwissen zu dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung und werden über die Vorteile und Einsatzgebiete von PDF/A informiert. Weitere Informationen auf www.pdfa.org

FACHTHEMA

Langfristige Beweiswerterhaltung von PDF/A

Damit ein PDF/A auch vor Gericht noch als Beweismittel eingesetzt werden kann, muss es rechtsgültig unterschrieben sein. Denn mit der Unterschrift bekundet der Unterzeichner seinen Willen bzw. seine inhaltliche Zustimmung zu den getätigten Aussagen. Die elektronische Signatur erfüllt die Bedingung, wenn sie unter den gültigen rechtlichen Rahmenbedingungen angefügt wurde. In Deutschland sind das etwa das SigG, die SigV, BGB §§125ff, u.a.

Parallel zur stetigen Verbesserung von Informationstechnologie und mathematischen Verfahren nimmt die Sicherheit von Signaturalgorithmen und damit die gesetzliche Beweiskraft elektronisch unterzeichneter Dokumente ab. In Deutschland gibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik deswegen regelmäßig neue Anforderungen an die elektronische Signatur heraus. Der Beweiswert eines mit alten Algorithmen signierten Dokuments ist dann nicht mehr gegeben, selbst wenn die ausgewählten Algorithmen zum Zeitpunkt der Unterzeichnung noch als sicher galten.

Es gibt Unternehmen und Behörden, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, bestimmte Dokumente über Jahrzehnte hinweg zugriffsbereit einzulagern. Sie müssen im Speziellen dafür Sorge tragen, den Beweiswert ihrer Dokumente rechtzeitig zu sichern.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine elektronische Signatur zu erneuern. Entweder wird jedes einzelne elektronisch unterzeichnete Dokument mit einer neuen Signatur versehen, die sowohl das Dokument als auch die vorangegangene Signatur umfasst. Oder es wird eine Menge an Dokumenten zusammengefasst und mit einer einzigen neuen Signatur „überschrieben“.

Die Erneuerung der Signatur an jedem einzelnen Dokument ist ein zeit- und kostenaufwändiger Prozess. Aus diesem Grunde hat es der Gesetzgeber ermöglicht, dass mehrere Dokumente in einem Verfahren gesichert werden. Dazu ist nur eine einzige Übersignatur nötig, wodurch der Aufwand der Signaturerneuerung von der Anzahl der zu bearbeitenden Dokumente entkoppelt wird. Das spart Zeit, Kosten und Rechenleistung ohne die Beweiskraft der archivierten Dokumente zu gefährden.

ArchiSafe ist jetzt BSI-Schutzprofil

Lange grübelten Wissenschaft, Wirtschaft und Politik an einer Lösung, wie man ein sicheres digitales Archivierungssystem aufbauen kann, das Dokumente für die Ewigkeit sichert. Das System muss rechtssicher und vor allem so verlässlich sein, dass Millionen staubiger Akten digitalisiert und ohne Manipulationsgefahr abgelegt werden können. Das vornehmlich von der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt entwickelte ArchiSafe-Konzept wurde im November 2008 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach Common Criteria zertifiziert und steht Softwareentwicklern jetzt als Spezifikationskatalog zur Verfügung.

Das ArchiSafe-Schutzprofil beschreibt die Sicherheitsanforderungen an eine Archivierungs-Middleware, die als sicheres Archivierungs-Gateway fungiert. Dieser Lösungsansatz entkoppelt das Fachverfahren bei der Archivierung vom Storage-Medium. Dadurch kann der Anwender Fachanwendungen und Speichersysteme auswechseln ohne sich dabei Gedanken über die Revisionssicherheit bei der Überführung der archivierten Dokumente machen zu müssen. Zudem wird er gegenüber seinem Archivsystem-Anbieter unabhängiger.

Der technologische Ansatz des ArchiSafe-Konzepts besteht darin, Dokumente und gegebenenfalls zugehörige Meta-Daten in einem XML-Container abzulegen. Bei einem XML-Container handelt es sich um einen mit einfachen Mitteln zu interpretierenden Datenstrom. Jede Anwendung (z.B. ein DMS) kann ihr eigenes XML-Schema verwenden und somit den Anforderungen nach zusätzlichen Metadaten genügen. Die Middleware validiert das vom Fachverfahren übermittelte XML-Schema. Weiterhin erzeugt sie eine so genannte Garderobenmarke. Das ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal, das als Referenz für das Auffinden und Abrufen der archivierten Daten verwendet wird. Auf Grund dieser ID-Nummer besteht jederzeit die Möglichkeit, die archivierten Daten aus dem Fachverfahren heraus zu identifizieren und bei Bedarf zur weiteren Bearbeitung (z.B. Lesen bzw. Löschen) zur Verfügung zu stellen. Die Funktionalität des Löschens kann erforderlich sein, wenn Daten bspw. vernichtet werden müssen, weil die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für ein Dokument abgelaufen ist. Die Middleware ist dabei der Vermittler, da das Speichersystem den Mechanismus für ein sicheres Löschen bereitstellen muss. Zusätzlich können die Dokumentsignaturen geprüft und dem XML-Container Prüfprotokolle hinzugefügt werden.

Für die dauerhafte Speicherung von Dokumenten empfiehlt ArchiSafe das Dokumentenformat PDF/A. Der ISO-Standard PDF/A bildet eine Grundlage für die langfristige Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Mit der Verbindung aus PDF/A Dokumenten, elektronischen Signaturen und XML-basierten Technologien steht somit ein moderner Ansatz zur Langzeitarchivierung zur Verfügung.

Weitere Themen zur speichermedienunabhängige Archivierung:

  • BSI Protection Profile for an ArchiSafe Compliant Middleware
  • ArchiSafe Projektseite
  • ArchiSafe nachempfundene Middleware OpenLimit MigSafe

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

OpenLimit SignCubes AG

Die OpenLimit SignCubes AG ist ein international führender Anbieter von zertifizierter Software für elektronische Signaturen und Identitäten. Einfach integrierbare Anwendungskomponenten ermöglichen die vollelektronische Rechnungslegung, medienbruchfreie Workflows und die beweissichere Langzeitarchivierung. Die angebotenen Software-Lösungen zeichnen sich durch ein Maximum an Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit aus. Dafür bürgt die Zertifizierung nach dem international höchsten Sicherheitsstandard für Software-Produkte Common Criteria EAL4+.

Weitere Informationen unter openlimit.com.

 


 

EVENTS

14. 9. 2009: Pre-DMS PDF/A Seminar

Das PDF/A Competence Center veranstaltet im Vorfeld der DMS Expo ein Seminar zum Thema PDF/A, genau gesagt am 14. September von 13:30 bis 17:30 im Dorint An der Messe Köln. Der Event bietet eine einzigartige Gelegenheit, alle PDF/A-Experten des Vorstands an einem Tag zu hören. Auf dem Programm stehen die Vorträge: “Dokumenten-Formate für die Langzeitarchivierung”, “Der PDF/A-Standard im Überblick”, “PDF/A-Workflow und elektronische Signatur”, “PDF/A und Metadaten”, “PDF/A im Scan-Bereich und für Eingangsdokumente” sowie “PDF/A für E-Mail und digital erzeugte Dokumente”.

15. 9. 2009: PDF/A Seminar in Chicago

Während der PRINT 09 in Chicago wird vormittags ein PDF/A Seminar angeboten.

 

15.–17. 9. 2009: DMS Expo in Köln

Die DMS EXPO 2009 – Europas größte Messe und Konferenz für elektronisches Informationsmanagement und Dokumentenmanagement – findet vom 15. bis 17. September in Halle 7 des Kölner Messegeländes statt. Das PDF/A Competence Center wird auch dieses Jahr wieder mit einem eigenen Stand und Mitgliedern vertreten sein.

 

29.–30. 9. 2009: FAN 2009 in Paris

Das Forum des Acteurs du Numerique präsentiert vom 29. bis 30. September 2009 in Paris auch Neuigkeiten rund um PDF/A. Auch in diesem Jahr wird das PDF/A Competence Center mit einem eigenen Stand vertreten sein.

8.–9. 10. 2009 CRM Messe in Nürnberg

Im Rahmen der Kooperation mit dem VOI präsentiert sich das PDF/A Competence Center auf der CRM EXPO.

 

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen die führenden Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 85 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart AG. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.

c/o Compart AG
Rainer Lemke
Otto-Lilienthal-Straße 38
D-71034 Böblingen

Telefon: +49 7031 6205 – 700

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

Hinterlasse eine Antwort