PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 9: März 2009

Digital Born PDF – Herausforderungen bei der Erstellung einer perfekten PDF/A

Die Themenübersicht

 


 

Michael KarbeSehr geehrte Leser,

In den letzten Wochen habe ich mit Interesse eine Diskussion zum Status von PDF/X in der grafischen Industrie verfolgt. Zwischen all den teilweise amüsanten Kommentaren und auch persönlichen Angriffen, gab es doch interessante Einblicke über den Status der ISO-Norm in der Praxis.

Man konnte in dem Forum nicht erkennen, dass wirklich alle Anwender PDF/X uneingeschränkt einsetzen oder nutzen wollen, was auch der Komplexität des Standards geschuldet ist. PDF/A ist hier zum Glück einfacher und erfreut sich trotz seines doch recht jungen Daseins einer hoher Akzeptanz in unserem Kundenkreis. Zur Klarstellung: ich halte PDF/X für richtig und sehr gut, es bleibt jedoch festzuhalten, dass PDF/A seinen Weg zu den Anwendern schneller gefunden hat.

Dies ist gut und wir hoffen, dass dies mit PDF/A-2 so bleibt, denn PDF/A ist aus meiner Sicht so etwas wie PDF-pur oder PDF-unplugged. Hier geht es jenseits aller interaktiven Funktionen um die präzise Wiedergabe eines Inhalts in einem portablen Format – und dies entspricht letztendlich dem ursprünglichen Gedanken von PDF.

Zugleich ist es ein neuer Qualitätsmaßstab, der Anbieter zwingt ordentliche PDF zu erzeugen, und zwar nicht nur zu Archivierung, denn auch beim normalen Versand eines Dokuments sollte es aus meiner Sicht mit der Wiedergabe stimmen. Wir kämpfen seit Jahren bei Kundenanfragen immer wieder mit Murks-PDF von Wald-und-Wiesen-PDF-Tools, die sich nicht ordentlich bearbeiten lassen. Der größte „Fehler“ des Adobe Readers ist aus meiner Sicht, dass er sich sehr tolerant verhält, strukturelle Fehler im Dokument verzeiht und (fast) alles öffnet. Dies ist natürlich sehr gut, aber die Kunden denken oft, dass eigentlich alles in Ordnung ist und haben früher oder später Probleme.

Bei aller Begeisterung für den Standard sollte man bedenken, dass es bei einer PDF/A-Datei um eine formal korrekte Datei geht, die aber nicht zwingend dem Original entsprechen muss. Dies ist gerade bei „digital born PDF“ ein Thema. Wenn bei der PDF-Erstellung aus einer Anwendung Schriften ersetzt oder Farben konvertiert werden, dann mag das Ergebnis PDF/A-technisch in Ordnung sein, stellt aber eine Änderung dar.

Dieser Aspekt ist nur ein Thema von vielen Themen auf der 3. Internationalen PDF/A Konferenz in Berlin. Auch das so „einfache“ PDF/A verlangt eine genaue Betrachtung, wenn man die unterschiedlichen Prozesse sauber und effektiv aufsetzen will. Die Aufklärungsarbeit des PDF/A Competence Center ist an dieser Stelle nicht zu unterschätzen, denn Grauzonen und Probleme der Praxis werden aufgedeckt und die Akzeptanz von PDF/A sicher gestellt. Das bisherige Feedback der Anwender gibt uns recht und wir sehen mit einem gewissen Stolz, wie sich der Markt weiter entwickelt.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung von PDF/A und freuen uns auf Ihr Kommen nach Berlin.

Michael Karbe
Geschäftsführer Actino Software GmbH
PDF/A Competence Center Mitglied


 

Digital Born PDF – Herausforderungen bei der Erstellung einer perfekten PDF/A

Seitdem es PDF/A gibt, begleiten wir Unternehmen und Institutionen bei der Evaluierung und Einführung der ISO-Norm in bereits existierenden PDF-Umgebungen. Dabei haben wir es als Nicht-DMS-Anbieter weniger mit den Prozessen oder Datenbanken zu tun, sondern ausschließlich mit der real existierenden Datei und deren korrekten oder nicht korrekten Innereien. PDF wurde schon vor PDF/A erstellt, doch nun trennt sich die Spreu vom Weizen, wobei dies sowohl für die typischen PDF-Drucker als auch Programmierbibliotheken zur dynamischen Erstellung von PDF gilt.

Vertrauen ist gut, Validieren ist besser!

Approved by Adobe Reader gilt nicht mehr. Gab es in der Vergangenheit als Qualitätskriterium immer mal wieder die Aussage „… aber der Reader öffnet die Datei doch ohne Probleme …“, so gilt es heute die Konformität durch einen Preflight, also mit einem Kontrollprogramm, zu bestätigen. Dies gilt im übrigen auch für Tools, die von sich behaupten PDF/A zu erstellen.

Unsere Kunden durchlaufen im Rahmen eines PDF/A-Projektes nun einen oft interessanten Erfahrungsprozess, bei dem sie Dinge über ihre PDF erfahren, die ihnen bisher nicht bekannt waren. So kommt es immer wieder zu Überraschungen und Fragen bei der Überprüfung der PDF-Dokumente, deren Antworten für den gelegentlichen Anwender oder Systembetreuer kompliziert scheinen. Aber ein wenig Weiterbildung hat noch nie geschadet.

Dieser Ablauf wiederholt sich mit jedem PDF-Tool, das in einem Unternehmen eingesetzt wird, so dass wir nur empfehlen können, die Anzahl der Programme soweit wie möglich zu reduzieren. Wie beim Debugging wird für jedes PDF-Tool ein PDF/A-Fehler nach dem anderen durch Anpassung der Parameter ausgemerzt, bis man für die Anwendung oder den Workflow einen Null-Fehler-Prozess definiert hat – oder man nimmt ein anderes PDF-Tool.

Dabei hat man aber nicht nur mit der Datei zu kämpfen. So fragt sich ein Anwender, warum Adobe Acrobat 8 eine Datei als PDF/A akzeptiert und Adobe Acrobat 9 die gleiche PDF nicht akzeptiert. Da kann doch etwas nicht stimmen, oder? Diese feinen Unterschiede gibt es auch zwischen unterschiedlichen Anbietern, so dass wir sehr dankbar über die Isartor-Testsuite das PDF/A Competence Center sind, denn dies ist die aktuelle Messlatte für Validierungs- und Konvertierungsprogramme. In dem oben angesprochenen Beispiel, in dem es um die Validierung in Acrobat geht empfiehlt es sich im übrigen, Adobe Acrobat 9 zu vertrauen.

Kein PDF/A und was nun?

Wenn das Ergebnis der Validierung ergibt, dass es sich noch nicht oder wieder Erwarten um keine PDF/A handelt, dann schlägt die Stunde des fortgeschrittenen Anwender und es beginnt die Arbeit der Optimierung auf Basis der Prüfberichte. Die Ansatzpunkte sind dabei üblicherweise die Originaldatei, das Programm zur Erstellung der PDF und ggf. ein PDF-to-PDF/A-Konverter.

Die Probleme bewegen sich dabei einmal quer durch die PDF-Spezifikationen, wobei Fehler bei den Schriften und den Metadaten nach unser bisherigen Erfahrung die eindeutig am häufigsten auftretende Ursache für eine nicht gelungenen PDF/A-Erstellung sind. Dies kann aber auch daran liegen, dass sich die Anwender noch nicht so recht an interaktive Dokumente wagen, denn in Rechnungen oder Verträgen sind Hyperlinks, Ebenen oder Movies eher selten. Bei digitalen Handbüchern oder Dokumentationen sieht die Sache schon anders aus.

Die große interaktive Herausforderung sind Tagged PDF für barrierefreie Dokumente, die auch Vorrausetzung für PDF/A-1a sind. Die Tags, eine Inhaltsstruktur, geben die Reihenfolge vor, beschreiben Bilder und ermöglichen so die gezielte Wiederverwendung von Inhalten, einen dynamischen Umbruch für kleinere Bildschirme und das Vorlesen der Texte und Bildinformationen. Diese im Vergleich zu PDF/A-1b etwas aufwendigere Variante von PDF erlebt derzeit eine Renaissance, denn durch den aktuellen eBook-Hype und vor allem SmartPhones wie das iPhone oder BlackBerry sind strukturierte Dokumente gefordert.

Für die PDF/A Konferenz in Berlin haben wir deshalb eine Top 10 Liste der Probleme von „digital born PDF“ erstellt und zeigen in einem Workshop auf, wie Fehler im Einzelfall beseitigt werden können. Wir stellen dazu exemplarisch einige Hilfsprogramme vor, die entweder automatisch oder manuell für die Aufbereitung der Dokumente sorgen.

Ökosystem PDF/A

Nachdem sogar Microsoft mittels kostenlos erhältlichen Add-in für Office und auch Open Office die Erstellung von PDF/A ermöglicht, ist der Standard endgültig in der Breite angekommen.

Es hat sich bereits ein vergleichsweise großes Ökosystem von Anwendungen quer über alle Plattformen entwickelt, in dem sich nicht nur die Anbieter von DMS- oder Archivierungssystemen tummeln – die den Standard sowieso unterstützen müssen –, sondern auch eine Reihe von Desktop- und Serverprodukten aus allen Bereichen.

Als Anwender gilt es darauf zu achten, dass man sich innerhalb dieses Ökosystem bewegt, denn wenn Sie eine PDF/A-Datei mit einem Nicht-PDF/A-Tool öffnen und ohne Änderung neu speichern, ist es in der Regel keine PDF/A-Datei mehr. So schnell geht das.

Das wachsende Angebot werten wir als sehr gutes Zeichen für die Entwicklung der ISO-Norm und hoffen, dass dieser Trend auch global anhält. Unser Motto ist: Nur eine PDF/A-Datei ist eine gute PDF-Datei.

Actino Software, Euskirchen, 16.3.2009

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

Actino Software

Actino Software GmbH hat sich zum Ziel gesetzt, Unternehmen und Institutionen bei Einführung und Anwendung des PDF-Standards zu unterstützen. Das Unternehmen entwickelt und vermarktet Programme zur Erstellung und Bearbeitung des portablen Datenformats seit Beginn der PDF-Revolution Anfang der 90er. Als Distributor vertritt das Unternehmen die weltweit führenden Anbieter von PDF-Produkten vom Einsatz in der Druckvorstufe bis zur Archivierung, vom Office bis zu Webservices oder von der Dokumentation bis zur Softwareentwicklung. Unsere Philosophie ist dabei „Keep it simple“. Dank der langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Projekten und der Zusammenarbeit mit renommierten Partnern kann Actino bei (fast) jeder PDF-Fragestellung helfen, Ideen vermitteln und Empfehlungen aussprechen. Ein besonderes Augenmerk wird dabei neben Desktop-Anwendungen zur Erstellung und Bearbeitung speziell auf Serverapplikationen gelegt, mit deren Hilfe PDF on Demand erzeugt, kontrolliert oder zertifiziert wird.

Mehr Informationen unter www.actino.de

 


 

EVENTS

31.3.–2.4. 2009 AIIM EXPO in Philadelphia

Die Veranstaltung “AIIM International Exposition & Conference” findet vom 31. März bis 2. April 2009 im Pennsylvania Convention Center statt. Auch in diesem Jahr stellen viele PDF/A Competence Center Mitglieder auf der AIIM Messe aus.

Am 1. April findet um 18 Uhr ein PDF/A-Treffen statt.

www.aiimexpo.com

Webinar 3: PDF to PDF/A (callas software)

  • (Deutsch) Mi 29.4. vormittags
  • (Englisch) Mi 29.4. nachmittags

Weitere Angaben folgen in Kürze…

Webinar 4: Archivierung von digitalen Dokumenten und E-Mails in PDF/A (PDF Tools AG)

  • (Deutsch – DACH): Di 26.5., 11.00 Uhr, MESZ/CEST (mitteleuropäische Sommerzeit)
  • (Englisch – Asien und Europa): Mi 27.5., 10.00 Uhr, MESZ/CEST, 08.00 Uhr UTC
  • (Englisch – Nord- und Südamerika): Mi 27.5., 11.00 Uhr PDT (PST+1), 14.00 Uhr EDT (EST+1), 20:00 Uhr MESZ/CEST, 18:00 Uhr UTC

Weitere Angaben folgen in Kürze…

18.–19. 6. 2009: Internationale PDF/A Konferenz in Berlin

Das PDF/A Competence Center veranstaltet seine zweite internationale PDF/A Konferenz vom 18. bis 19. Juni 2009 in Berlin. Die Konferenz bietet Fachvorträge internationaler Experten, Tracks für unterschiedliche PDF/A-Schwerpunkte und Interessensgebiete sowie Workshops zum praktischen Einsatz von PDF/A. Mitglieder des PDF/A Competence Centers präsentieren ihre Lösungen in einer begleitenden Ausstellung.
Weitere Informationen, Programm und eine Anmeldemöglichkeit

 

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen drei weitere führende Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart AG, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 85 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart AG. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

Association for Digital Document Standards e.V.

c/o Compart AG
Rainer Lemke
Otto-Lilienthal-Straße 38
D-71034 Böblingen

Telefon: +49 7031 6205 – 700

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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