PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 7: Dezember 2008

PDF/A Competence Center-Kooperationen mit APROGED und VOI

Die Themenübersicht

 


Johannes HeselSehr geehrte PDF/A Interessenten,

das Jahr 2008 neigt sich dem Ende entgegen. Wir vom PDF/A Competence Center blicken auf ein sehr ereignisreiches Jahr mit vielen Highlights zurück: Die internationale PDF/A Konferenz in Amsterdam, die Fertigstellung der Isartor Testsuite für PDF/A-Validierer, eine erfolgreiche Teilnahme an Messen in der ganzen Welt und neue Kooperationen mit internationalen Fachverbänden.

Als Vertreter von SEAL Systems ist mein ganz persönliches „PDF/A-Highlight“ 2008 der Aufstieg von SEAL Systems vom „Full Member“ zum „Partner Member“ im PDF/A Competence Center und meine Wahl in den Vorstand. Wir wollen vor allem die Anliegen von Kunden vertreten, die PDF/A im Engineering-Umfeld einsetzen.

Technische Zeichnungen, Dokumentationen oder Spezifikationen, die in der Produktentwicklung entstehen, müssen über den gesamten Produktlebenszyklus zur Verfügung gestellt werden. Diese Unterlagen werden dabei nicht archiviert und kaum mehr verwendet, sondern sind täglich die Basis für Fertigungs-, Instandhaltungs-, oder Bestellvorgänge. Die Verfügbarkeit und fehlerfreie Reproduzierbarkeit muss häufig über viele Jahre gewährleistet werden, wie das folgende Beispiel aus der Luftfahrtindustrie belegt: Vom Planungsbeginn bis zum Produktionsbeginn eines Großraumflugzeuges können 10 – 20 Jahre vergehen. Danach wird ein solches Flugzeug nicht selten bis zu 50 Jahre produziert. Die gesetzlichen Regelungen sehen vor, dass nach Produktionseinstellung alle Unterlagen noch weitere 30 Jahre archiviert und zur Verfügung gestellt werden müssen. Um das gewährleisten zu können, müssen viele Fragen im Bereich der Langzeitarchivierung geklärt werden. Eine sehr wichtige Frage ist die nach dem Dokumentenformat, das man auch in 100 Jahren noch gesichert lesen kann. PDF/A liefert dazu die richtige Antwort.

Das erkennen mittlerweile immer mehr Industriekunden und entscheiden sich deshalb für PDF/A als Format für die Langzeitarchivierung. Auf das PDF/A Competence Center werden dadurch diese Fragen herangetragen: „Wie erzeugt man PDF/A aus CAD? Ist PDF/A ein akzeptiertes Format unter dem Aspekt der Produkthaftung? Wie stellt man sicher, dass die Dokumente von den Zulieferern der PDF/A Norm entsprechen? Darf man PDF Dokumente von Zulieferern einfach nach PDF/A konvertieren? Wie verhält sich das mit PDF/A und SAP?“. Wir vom PDF/A Competence Center haben die richtigen Antworten. In dieser Ausgabe des Newsletters wird daher neben aktuellen Themen auch die Aufgabenstellung „PDF/A und SAP DVS“ behandelt.

Lassen Sie mich noch kurz auf das nächste Jahr vorausschauen. Das PDF/A Competence Center wird wieder eine Vielzahl von Veranstaltungen durchführen oder besuchen. Der Höhepunkt wird zweifelsohne aber die 3. PDF/A Konferenz sein, die am 18. und 19. Juni 2009 in Berlin stattfinden wird. Halten Sie sich schon heute den Termin frei, ein Besuch lohnt sich!

Ich wünsche Ihnen ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest und alles Gute für das neue Jahr.

Johannes Hesel
Vorstandsmitglied
PDF/A Competence Center


 

PDF/A-2: Status nach dem ISO-Meeting in Peking

Während der letzten Oktoberwoche 2008 begann das ISO-Komitee ISO TC 171 SC 2 in Peking mit der Arbeit am zweiten Teil des PDF-Standards (ISO 32000-2), und setzte die Arbeit am PDF/A-2-Standard (ISO 19005-2) fort.

Zum vorhandenen PDF-Standard (ISO 32000-1, entspricht weitestgehend der Adobe-Spezifikation von PDF 1.7) wurden von Adobe Änderungswünsche im Umfang von etwa 150 Seiten eingereicht. Die Änderungswünsche beschäftigen sich mit Portfolios in PDF-Dateien, dem digitalen Rechtemanagement, der Integration von Flash, der neuen Formulartechnik XFA und der Nutzung von 3D-Inhalten.

Angedacht ist die Definition eines Basisfunktionsumfangs für PDF, um so die zunehmende Funktionsvielfalt von PDF besser strukturiert in PDF-Standards widerspiegeln zu können.

Für den im Entstehen befindlichen neuen Standard PDF/UA (Universal Access), der sich mit der Definition barrierefreier PDF-Dokumente beschäftigt, wurde die Forderung erörtert, ob er in seiner Geamtheit nicht Bestandteil des künftigen ISO 32000-2 Standards werden sollte, um einer unnötigen Zersplitterung von PDF in zu viele Unterstandards vorzubeugen.

Auf Grund der zahlreichen Änderungen an PDF/A-2, die durch übermittelte Kommentare am ersten Committee Draft vorgenommen werden mussten, wurde PDF/A-2 jetzt als zweiter Committee Draft vorbereitet und wird allen Ländervertretern, die Mitglied im ISO TC 171 SC 2, zugesandt.

Das nächste Meeting des ISO TC 171 SC 2 ist für den April 2009 in Deutschland vorgesehen. Dort sollen die Kommentare zum zweiten Committee Draft bearbeitet werden und anschließend PDF/A-2 als Draft International Standard (DIS) für die endgültige Abstimmung vorbereitet werden. Wenn alles planmäßig und zügig verläuft, könnte PDF/A-2 Mitte 2010 als internationaler Standard veröffentlicht werden.

Kooperationen 1: APROGED und PDF/A Competence Center

Ein zentrales Ziel des PDF/A Competence Centers ist die internationale Akzeptanz von PDF/A als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung im PDF-Format zu steigern. Ganz in diesem Sinne steht die Kooperationsvereinbarung mit dem französischen IT-Fachverband APROGED, Association des Professionnels du Numérique. Die APROGED-Mitglieder erhalten hierdurch Zugang zu den vielfältigen Informationen und Veranstaltungen des PDF/A Competence Centers zum Thema PDF/A. APROGED mit seinen Mitgliedern ist umgekehrt eine hervorragende Plattform für das PDF/A Competence Center um das Thema PDF/A in Frankreich schnell und zielgerichtet in den Markt zu tragen.

Der sehr erfolgreiche Auftritt des PDF/A Competence Centers und sieben seiner Mitglieder auf dem Forum des Acteurs du Numerique (FAN) im Oktober waren gleichzeitig der offizielle Beginn der Zusammenarbeit und die erste gemeinsame öffentliche Aktion. Rechtzeitig zur FAN lag „PDF/A : L’essentiel“, die französische Version von „PDF/A kompakt“ vor. Die Übersetzung der wohl wichtigsten Abhandlung zum Thema PDF/A ins Französische, ist ein weiteres wichtiges Ergebnis der Zusammenarbeit von APROGED und dem PDF/A Comeptence Center. Der Grundstein für eine flächendeckende Marktdurchdringung mit PDF/A in Frankreich ist gelegt. 2009 werden weitere gemeinsame Aktionen folgen, die momentan abgestimmt werden.

Kooperationen 2: VOI und PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center und der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. haben eine Kooperation beschlossen. Der Kooperationsvertrag wurde auf der SYSTEMS am VOI-Gemeinschaftsstand unterzeichnet. Durch gemeinsame Aktionen versprechen sich beide Verbände eine größere Reichweite sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene. So wollen das PDF/A Competence Center und der VOI beispielsweise künftig gemeinsam Veranstaltungen im In- und Ausland durchführen. Dafür erarbeiteten die jeweils zuständigen Vorstandsmitglieder einen gemeinsamen Maßnahmenkatalog.

Dieser beinhaltet u.a. einen PDF/A-Workshop für die Mitglieder des VOI, einen Auftritt des PDF/A Competence Center auf dem CeBIT-Messestand des VOI und die aktive Teilnahme des VOI am internationalen Kongress des PDF/A Competence Center.

Der VOI repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter von Enterprise-Content-Management (ECM)- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in Deutschland. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder, schafft mehr Transparenz im Markt und ist als „voice of information“ die kommunikative Brücke zwischen Anbietern und Anwendern. Das PDF/A Competence Center verfolgt als internationaler Verband die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausch auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Um ihre Ziele schneller zu erreichen, haben die beiden Verbände nun die Kooperation beschlossen.

Die Themengebiete ergänzen sich hervorragend. Durch gemeinsame Aktionen können beide Verbände ihre Themen noch besser in den Markt kommunizieren – sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene.

PDF/A für die SAP Dokumentenverwaltung

Das in SAP integrierte Dokumentenverwaltungssystem DVS hat sich als leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem für eine Vielzahl von Dateitypen und Dokumentenarten bewährt. Durch die eingebaute Versions- und Statusverwaltung sowie eine Vielzahl von Autorisierungs- und Klassifikationsfunktionen ist es in vielen Anwendungsfällen gut einsetzbar. Insbesondere Dokumente, die Geschäftsprozessen und/oder –objekten zugeordnet werden können wie z.B. Produkt- und Logistikinformationen, Qualitätsdaten, Handbücher und Arbeitsanweisungen, Kataloge und Bilder lassen sich damit sehr gut verwalten.

Die produktive Nutzung ist vielfältig: Unterlagen lassen sich direkt aus dem Dokumentenmanagement oder über den Geschäftsprozess am Bildschirm anzeigen und können über Druckverfahren bzw. in digitaler Form verteilt werden. Die gemeinsame Bereitstellung zusammen mit anderen SAP-Formularen für Fertigung, Beschaffung und Instandhaltung schafft sichere Prozesse und spart viel Zeit. Auf Grund dieser Vorteile nutzen immer mehr Unternehmen SAP DVS für die Verwaltung ihrer produktrelevanten Dokumente.

Im SAP DVS laufen dadurch Daten aus sehr unterschiedlichen Quellen und Anwendungen zusammen. Da diese Produkt- und Prozessdaten oft langen Aufbewahrungspflichten unterliegen und in unternehmenskritischen Bereichen wie Fertigung und Instandhaltung eingesetzt werden, muss gewährleistet sein, dass diese Daten über einen langen Zeitraum einfach, fehlerfrei und identisch reproduzierbar sind. PDF/A ist das ideale Datenformat, um diese Anforderungen gewährleisten zu können.

Wie kann man garantieren, dass zu allen Dokumenten im SAP DVS auch ein PDF/A vorhanden ist? In der Praxis haben sich hierfür zentrale, serverbasierte Verfahren bewährt, die für alle Anwendungen eines Unternehmens die PDF/A-Erzeugung über automatische Konvertierungsverfahren erzeugen. Diese Konverter, die durch den SAP-Konvertierungsserver gesteuert werden, können DVS-verwaltete Dokumente automatisch bei einem definierbaren Statuswechsel, oder manuell durch den Anwender gesteuert, nach PDF/A konvertieren.

Für die Dokumente, die bereits im PDF-Format im Dokumentenverwaltungssystem abgelegt werden, kann die PDF-Qualität über geeignete Validierer geprüft und gegebenenfalls über nachgeschaltete Konverterierungsverfahren angepasst werden. Diese Check- und Adjust-Verfahren lassen sich über User-Exits so in das Dokumentenmanagement integrieren, dass jede PDF-Datei, die darin abgelegt werden soll, vorher über diese Prozesse qualitätsgesichert wird. Muss dabei eine PDF-Datei eines Lieferanten zur Anpassung an die Richtlinien der PDF/A-Norm geändert werden, so sind u.U. rechtliche Aspekte wie der Urheberschutz des Originaldokuments zu berücksichtigen. In diesem Fall besitzt das Unternehmen, welches die Anpassung durchführt, nicht die Urheberrechte und es ist erforderlich, neben dem an die eigene Norm angepassten Dokument auch das Ursprungsdokument zu bewahren. Die integrierte Qualitätssicherung sollte dabei auch ein entsprechendes Protokoll mit Prüfschritten, seinen Ergebnissen und den durchgeführten Änderungen erzeugen und für die Verwahrung im SAP DVS zur Verfügung stellen.

Ein weiteres Thema, ist der Umgang mit den Bestandsdaten. Da diese häufig über viele Jahre für Fertigungs- oder Instandhaltungsprozesse benötigt werden, muss auch dafür eine Strategie für den Umstieg nach PDF/A definiert werden. Es gilt die notwendigen Konvertierungsverfahren und Prozesse zu implementieren, um einen reibungslosen Umstieg nach PDF/A garantieren zu können.

Zusammenfassend kann gesagt werden: Das SAP DVS bietet hervorragende Möglichkeiten für die Langzeitverwahrung von Dokumenten aller Art an und ist im Basisumfang in jedem SAP Systems enthalten. PDF/A als Dateiformat erfüllt alle für sichere eine Langzeitarchivierung notwendigen Eigenschaften. Eine integrierte Erzeugung, Prüfung und Anpassung von PDF/A in SAP DVS ist realisierbar und schafft ein Maximum an Sicherheit für die Langzeitverfügbarkeit der verwalteten Informationen. SAP DVS und PDF/A werden damit zu einer klugen Kombination, um Unternehmensprozesse langfristig effizient und sicher abbilden zu können.

 


 

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

SEAL Systems AG

Reinhold Müller-Meernach, Vorstand SEAL Systems AG

Drucken, Verteilen, Publizieren und Konvertieren von Dokumente und Formularen – das ist das Lösungsangebot von SEAL Systems.
Mit einer Ausgabemanagement Software von SEAL Systems können alle drei Bereiche der Dokumentenverteilung in einem Unternehmen gelöst werden:

Business Printing

Drucken und elektronische Verteilung aus dem ERP auf alle Drucker, FAX und eMail mit einer einheitlichen Schnittstelle und Systemverwaltung.

Engineering Printing

Verteilen von Groß- und Kleinformatdokumenten aus dem CAD, PLM und DMS. Auf alle Geräte aller führenden Hersteller und Marken. Zusammen mit Lenkungsinformationen wie Status- und Freigabestempeln.

Network Printing

Druckdienste für den Desktop und Terminalserverumgebungen mit einem einheitlichen Windowstreibermodell und einer Konfigurationsbasis zur Verwaltung und Verteilung von Geräteinformationen in verschiedene Anwendungen und Netzwerke. Mehr als 1000 Installationen zeigen den Erfolg und die Stabilität von Ausgabemnagement mit SEAL Systems. Seit mehr als 25 Jahren ist die Firma im Markt etabliert.

Konvertierungsprofis und Partnerschaft mit SAP

Die Konvertierung von vielen Abwendungs-, Druck- und Dateiformaten ist eine Kernkompetenz von SEAL Systems. Konverterwerkzeuge für den Endanwender und Systemintegratoren zur Erzeugung von Neutralformaten aus allen Anwendungen und Umgebungen können auch PDF/A erzeugen. Dazu gibt es Methoden zur PDF/A Qualitätssicherung, Korrektur und Bestandsdatenprüfung in ECM Repositories.

Teile des Lösungsportfolios von SEAL Systems sind SAP NetWeaver zertifiziert. Zum Lösungsangebot gehören standardisierte Konvertierungsserver für das SAP DVS und die Schnittstelle BC-XDC. Ein Schwerpunkt des Angebotes sind Methoden zur reihenfolgerichtigen Komplettausgabe von Formularen und Dokumenten für Fertigung, Beschaffung und Instandhaltung.

SEAL Systems hat Geschäftstellen in Deutschland, Frankreich, Nordamerika und Australien. In vielen anderen Ländern helfen lokale Lösungspartner.

Mehr Informationen unter www.sealsystems.de

 


 

EVENTS

PDF/A Competence Center Webinare

Webinar: PDF/A für gescannte Dokumente

Dienstag, 20. Januar 2009,
11:00 – 11:45 MEZ
Carsten Heiermann, Armin Ortmann – LuraTech
(in deutscher Sprache)

Webinar: PDF/A for Scanned Documents

Mittwoch, 21. Januar 2009,
11:00 – 11:45 MEZ
Carsten Heiermann, Armin Ortmann – LuraTech
(in englischer Sprache)

Webinar: PDF/A for Scanned Documents

Donnerstag, 22. Januar 2009,
10 – 10:45 AM PST, 1 – 1:45 PM ET
Mark McKinney, Armin Ortmann – LuraTech
(in englischer Sprache)

3. 2. 2009: PDF/A Workshop für VOI-Mitglieder

Weitere Details folgen in Kürze.
www.voi.de

11.–12. 2. 2009: 15. Anwenderforum E-Government 2009

Am 11. und 12. Februar findet das 15. Anwenderforum E-Government im Presse- und Besucherzentrum des Presse- und Informationsamtes der Bundesregierung in Berlin statt. Das Fachforum 1 befasst sich mit dem Themenbereich “Effiziente IT-Dienstleistungen durch Shared Service Center”; das Fachforum 2 trägt den Titel “Zentrale Verwaltungsdienste – Modell für die Zukunft”. Drei je 90-minütige Marktforen komplettieren das Angebot. Im Ausstellungsbereich ist das PDF/A Competence Center mit einem Stand vertreten. Für Angehörige der öffentlichen Verwaltung ist die Teilnahme an der Veranstaltung kostenlos.

www.anwenderforum2009.de

3.–8. 3. 2009: CeBIT in Hannover

Das PDF/A Competence Center präsentiert neueste Trends und Entwicklungen für die Langzeitarchivierung auf der CeBIT 2009 auf einem Partnerstand beim VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme). Die CeBIT findet vom 3. bis 8. März in Hannover statt.

www.cebit.com

18.–19. 6. 2009: Internationale PDF/A Konferenz in Berlin

Das PDF/A Competence Center veranstaltet seine zweite internationale PDF/A Konferenz vom 18. bis 19. Juni 2009 in Berlin. Die Konferenz bietet Fachvorträge internationaler Experten, Tracks für unterschiedliche PDF/A-Schwerpunkte und Interessensgebiete sowie Workshops zum praktischen Einsatz von PDF/A. Mitglieder des PDF/A Competence Centers präsentieren ihre Lösungen in einer begleitenden Ausstellung.

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen vier weitere führende Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

  • EDEX S.r.i., Italien
    www.edex.it

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart Systemhaus GmbH, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH), PDFlib GmbH und der SEAL Systems AG zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 85 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Harald Grumser, Geschäftsführer der Compart Systemhaus GmbH. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

PDF/A Competence Center
c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50 – 0
Telefax: +49 30 39 40 50 – 99

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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