PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 5: August 2008

PDF/A im Massen-Output

Die Themenübersicht

 


Harald GrumserSehr geehrte PDF/A-Interessenten,

in den nächsten Wochen beginnt mit der DMS Expo 2008 in Köln für das PDF/A Competence Center eine der wichtigsten Veranstaltungen des Jahres: Weil die DMS im deutschsprachigen Raum und auch im europäischen Rahmen die bedeutendste Messe ist, auf der die Archivierung von Dokumenten das zentrale Thema ist, ist sie auch für das PDF/A Competence Center als Protagonist des Langzeitarchivierungsstandards PDF/A das herausragende Ereignis.

Der PDF/A-Gemeinschaftsstand wird einer der ganz großen Stände auf der Messe sein. 14 Mitglieder stehen dort für alle Fragen rund um das Thema PDF/A mit eigenen Demopunkten zur Verfügung. Zusammen mit einem PDF/A-Forum, auf dem jeden Tag ein Programm von 13 Vorträgen der Mitaussteller und Sponsoren dargeboten wird, wird dieser Stand sicher wieder einer der Besuchermagnete auf der DMS sein.

Denjenigen, die ein wenig tiefer in die Materie einsteigen oder sich einen guten Überblick über die wesentlichen Aspekte von PDF/A verschaffen wollen, möchte ich eine weitere Veranstaltung sehr ans Herz legen: Das PDF/A Competence Center hat – wie schon in den beiden Jahren zuvor – wieder ein Pre-DMS-Seminar am Nachmittag vor der Messe organisiert. Es wurde von den Mitgliedern des Vorstands zusammengestellt und bietet PDF/A-Wissen in geballter Form – ein 4-stündiges Kompaktseminar der wichtigsten Knowhow-Träger und eine hervorragende Einstimmung auf eines der wichtigsten Themen der Messe! Wir freuen uns auf Ihren Besuch!

Harald Grumser
Vorstandsmitglied
PDF/A Competence Center


 

AKTUELL

Pre-DMS Seminar

Am 8. September, am Vortag vor dem Beginn der DMS Expo 2008, veranstaltet das PDF/A Competence Center von 13:30 bis 17:30 im Leonardo Hotel Köln (nähe Koelnmesse) ein Seminar zum Thema PDF/A.

In dem Seminar präsentieren PDF/A-Experten des Vorstands Vorträge zu den Fragen, woher PDF/A kommt und was es genau ist, welche Vorteile PDF/A bietet, welche Dokumente man in PDF/A archivieren kann und was unter PDF/A-1a, PDF/A-1b sowie PDF/A-2 zu verstehen ist. Auf dem Programm stehen die Vorträge: “Dokumenten-Formate für die Langzeitarchivierung”, “Der PDF/A-Standard im Überblick”, “PDF/A-Workflow und elektronische Signatur”, “Metadaten in PDF/A”, “PDF/A im Scan-Bereich und für Eingangsdokumente” sowie “PDF/A für E-Mail und digital erzeugte Dokumente”.

Nähere Einzelheiten zum Programm und zur Anmeldung erhalten Sie mit dem Anmelde-Flyer.

 


 

DMS Expo 2008

Nach der gelungenen Premiere im vergangenen Jahr präsentiert sich das PDF/A Competence Center den Besuchern der Fachmesse für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management wieder auf der DMS Expo 2008 mit einem eigenen, großen Gemeinschaftsstand. Vom 9. bis zum 11. September stellen 14 Mitglieder in Halle 7,Stand I 058/G 059, ihr Leistungsportfolio rund um das PDF/A-Format vor und stehen Interessenten Rede und Antwort. Aussteller und damit Anlaufpunkt für alle Fragen rund um den ISO-Standard sind die Firmen:

  • Adobe Systems
  • callas software
  • Cartago Software
  • Compart Systemhaus
  • DETEC Decision Technology
  • Global Graphics
  • icon Systemhaus
  • intarsys consulting
  • Janich & Klass
  • LRS Levi, Ray & Shoup
  • Luratech Europe
  • PDFlib
  • PDF Tools
  • Seal Systems.

Zusätzlich ist Openlimit als Logo-Partner auf dem PDF/A-Gemeinschaftsstand vertreten.

Auf seinem Stand hat das PDF/A Competence Center auch ein Forum für Vorträge zum Thema PDF/A eingerichtet. An allen drei Messetagen gibt es in diesem Forum ein Vortragsprogramm mit 13 Vorträgen der Aussteller:

  • 10:00 Uhr Der PDF/A-Standard: Einführung, Einsatzgebiete und Wege zu PDF/A
    • Volkmar Kluge (DETEC Decision Technology Software GmbH)
  • 10:30 Uhr PDF/A mit Acrobat 9 und LiveCycle PDF Generator ES
    • Ulrich Isermeyer (Adobe Systems GmbH)
  • 11:00 Uhr Moderne Arbeitsprozesse – vom digitalen Posteingang bis zur Archivierung
    • Alexander Keyserlingk (OPENLiMiT SignCubes AG)
  • 11:30 Uhr PDF/A für gescannte Dokumente
    • Thomas Zellmann (Luratech Europe GmbH)
  • 12:00 Uhr Beliebige PDFs als PDF/A archivierbar machen
    • Olaf Drümmer (callas software GmbH)
  • 12:30 Uhr Erzeugung von identischen Business-Dokumenten aus Online- und Offline-Prozessen
    • Uwe Seltmann (icon Systemhaus GmbH)
  • 13:00 Uhr Archivierung von E-Mails und digital erzeugten Dokumenten in PDF/A
    • Dr. Hans Bärfuss (PDF Tools AG)
  • 13:30 Uhr Interaktive Korrespondenz und Document Action – Live
    • Manuel Niemeyer (Cartago Software GmbH)
  • 14:00 Uhr PDF/A für CAD, PDM und Co
    • Dr. Uwe Wächter (SEAL Systems AG)
  • 14:30 Uhr PDF/A und Metadaten
    • Stephan Mühlstrasser (PDFlib GmbH)
  • 15:00 Uhr PDF/A für Ausgangspost
    • Dr. Werner Broermann (Compart Systemhaus GmbH)
  • 15:30 Uhr Output-Management – Heute vielmehr als nur drucken
    • Alfred Meßing (Levi, Ray & Shoup, Inc.)
  • 16:00 Uhr PDF/A und elektronische Signaturen
    • (Dr. Bernd Wild) intarsys Consulting GmbH

In einer Fragebogenaktion werden wir erneut ermitteln, wie weit inzwischen das Thema PDF/A in den Köpfen und Firmen angekommen ist. Wer mitmacht, kann einen attraktiven Preis gewinnen. Und mit einer Happy Hour ab 17 Uhr auch für die Besucher wird am Ende eines jeden Messetags reichlich Gelegenheit für den Gedankenaustausch geboten.

Download: Standprospekt mit Vortragsprogramm und Vorstellung der Aussteller

DMS Expo: www.dms-expo.de


 

PDF/A im Massen-Output

Wenn von Massen-Output im Output-Management die Rede ist, sind großen Mengen von Dokumenten gemeint, die durch dafür entwickelte Anwendungen generiert werden. Z. B. erzeugt ein Telekommunikationsprovider jeden Monat aus den Abrechnungsdaten mit Hilfe eines eigenen Programms Millionen von Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweisen oder ein Großunternehmen mit dem HR-Modul ihres SAP-Systems zehntausende von Gehaltsabrechnungen für ihre Mitarbeiter.

Bei diesen Mengen wird klar, dass die Frage, wie groß ein einzelnes Dokument ist, durch den großen Multiplikator drastische Folgen für Speicher, Archiv etc. hat. Insoweit haben sich die Verantwortlichen für diese Abläufe schon immer Gedanken darüber gemacht, wie sie diejenigen Teile der Dokumente, die in jedem Dokument vorkommen, möglichst geschickt behandeln, damit viel Platz sparen können.

Die Forderung des PDF/A-Standards, alle Fonts, also auch Standardfonts, zwingend einzubetten, sorgte daher in Bezug auf die Archivierung dieser Dokumente immer wieder für Diskussionen. Auch in der nächsten Version PDF/A-2 wird sich dies nicht ändern. Während ein einzelnes Dokument ohne Font-Ressourcen mit ein oder 2 Seiten 10 KB groß sein mag, kann das ungeschickte Einbetten nur eines Fonts allein schon mehr als 100 KB an zusätzlichem Platz verbrauchen. Bei mehreren Zehntausend oder gar Millionen Dokumenten kann sich auf diese Weise die Gesamtgröße aller Dokumente gleich vervielfachen.

Um im Archiv nicht in solche Größenordnungen zu kommen, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, mit denen man den Umfang der Dokumente begrenzen kann:

  1. Die Umwandlung der Dokumente in das Format TIFF, wie sie von manchen Unternehmen gemacht wurde oder noch wird, ist sicherlich nicht der zielführende Weg. Diese Art der Rasterisierung der Ausgangsdokumente vernichtet nicht nur alle im Dokument strukturierten Informationen wie Texte vollständig, sondern ist in der Regel auch noch deutlich größer als die Speicherung jedes einzelnen Dokuments als PDF/A mit intelligent eingebettetem Font.
  2. Eingebettete Fonts lassen sich dadurch erheblich verkleinern, dass man in den Font nur diejenigen Zeichen einbettet, die im Dokument auch vorkommen. Diese sogenannte Subsetting-Technik (Bildung einer Font-Untergruppe) wird natürlich auch von PDF/A unterstützt und kann die Größe einer Font-Ressource erheblich reduzieren.
  3. Es sollten geeignete Kompressionsalgorithmen eingesetzt werden, die – richtig eingesetzt – vor allem bei Bildern erhebliche Reuzierungen beim Speicherverbrauch mit sich bringen.
  4. Bei mehreren Bildern lässt sich durch einheitliche und geeignete Farbprofile ebenfalls viel Platz sparen.
  5. Ständig wiederkehrende Ressourcen wie Overlays (z. B. die Elemente eines Briefpapiers), Bilder (z. B. Logos oder eingescannte Unterschriften) oder Fonts (auch Font-Subsets) innerhalb einer Dokumentendatei sollten nicht an allen Stellen im Gesamtdokument, an denen sie vorkommen, wiederholt verwendet werden, sondern nur einmal innerhalb der Dokumentdatei spezifiziert sein und an den Stellen, an denen sie im Dokument wiedergegeben werden, nur noch auf diese Ressource verweisen. Diese Art von Ressourcen-Management wird praktisch von allen gebräuchlichen Dokumentenformaten unterstützt.
  6. Bei einer großen Menge von gleichartigen Dokumenten mit immer den gleichen Ressourcen lässt sich dadurch erheblich Platz sparen, dass man Sie in einer großen Datei zusammenfasst und als diese Gesamtdatei im Archiv ablegt. Auf diese Weise kann man dafür sorgen, dass eine Ressource nur einmal im gesamten Dokumentenstapel und nicht mehr in jedem Einzeldokument vorkommt. Der eingesparte Platz kann auf diese Weise schnell das Zehnfache der dann noch benötigten Dateigröße übersteigen – natürlich stark abhängig vom Aufbau der Dokumente. Dazu bedarf es eines guten Ressourcen-Managements im Archiv, das auch unterschiedliche Versionen von Ressourcen sauber verwalten kann. Dazu sind manche Archive von sich aus in der Lage, andere sind durch Zusatzprodukte entsprechend aufrüstbar. Einige Archive sind mit dieser Technik bereits seit vielen Jahren produktiv. Sie ist mit unterschiedlichen Formaten wie auch mit PDF oder PDF/A ebenfalls verwendbar. Beim Retrieval eines Dokuments löst ein solches System das gewünschte Dokument aus der Dokumentenstapeldatei heraus und übergibt sie dem Anzeige-Client. Das passende Produkt vorausgesetzt ist dieser Vorgang innerhalb von Millisekunden umgesetzt, also nicht in den Antwortzeiten wahrzunehmen.

Mit diesen Techniken kann enorm viel Platz eingespart werden. Wichtig ist, dass das aus dem Archiv gelieferte Dokument als PDF/A-Dokument an den Anwender oder Kunden herausgegeben wird!

 


 

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

Compart Systemhaus GmbH

Harald Grumser, Geschäftsführer Compart Systemhaus GmbH

Die Compart Systemhaus GmbH gehört zu den Gründungsmitgliedern des PDF/A Competence Center. Als Anbieter von Software-Lösungen vornehmlich im Bereich Output-Management steht sie im Vorstand des Vereins insbesondere für die Umwandlung und Verarbeitung von Dokumenten mit PDF/A als Ausgangs- oder Zielformat, und zwar in der Regel von Ausgangsdokumenten, die mit Anwendungen anderer Hersteller erzeugt wurden. Auf der Basis eines plattformunabhängigen generischen Dokumentenmodells wurden Produkte entwickelt, mit denen sich Datenströme in praktisch jeder für die Archivierung und das Output-Management erforderlichen Weise bearbeiten lassen: Mit den Produkten der DocBridge-Familie lassen sich Dokumente oder Dokumentenstapel unterschiedlicher Formate

  • konvertieren,
  • umstrukturieren (z.B. aufteilen, sammeln, zusammenfassen und herausfiltern),
  • klassifizieren und indizieren,
  • Daten extrahieren,
  • verändern (z.B. Texte hinzufügen oder ausblenden, Seitengröße anpassen),
  • optimieren (z.B. DV-Freimachung, Porto-Optimierung, Sendungsverfolgung Bündelung, Mehrkanalverarbeitung, Beilagensteuerung) und
  • anzeigen.

Unter anderem werden dabei folgende Formate unterstützt: AFP/MO:DCA, AFP Mixed Mode, PDF, PCL, SAP ALF and OTF, HTML, XML, XPS, SVG, IPDS, IJPDS, Metacode/DJDE, LCDS/DJDE, Linemode, PostScript, RTF, und die gebräuchlichsten Rasterformate wie TIFF, JPEG, GIF etc. Anwendungsformate wie Word lassen sich mit einem von Compart entwickelten Application Renderer in das gewünschte Zielformat umwandeln. Compart hat ihre Produkte durch hohe Fertigungstiefe und die Unabhängigkeit von Betriebssystemen insbesondere auf Wiedergabequalität, Performance und Plattformunabhängigkeit zugeschnitten. Unterstützt werden nahezu alle gängigen Systemplattformen, von Windows 2000 über diverse UNIX-Derivate bis hin zu z/OS im Großrechner-Segment.

Die Compart Produkte werden von mittleren bis großen Unternehmen aller Branchen eingesetzt. Ihre Implementierung und Pflege wird durch ein flankierendes Angebot von Beratungsleistungen, Projektmanagement und Supportleistungen ihrer Töchter Compart Deutschland GmbH, Compart Iberia S.L., Compart North America Inc. sowie durch Partner gewährleistet.

Weitere Informationen zu Compart Systemhaus GmbH: www.compart.net


 

EVENTS

Pre-DMS-Messe-Seminar: 8. September in Köln

Das PDF/A Competence Center veranstaltet auch in diesem Jahr im Vorfeld der DMS Expo ein Seminar zum Thema PDF/A. Das Seminar findet am 8. September von 13:30 bis 17:30 im Leonardo Hotel Köln statt.

Pre-DMS Seminar: Anmeldeformular

DMS Expo vom 9. bis 11. September in Köln

Die DMS EXPO 2008 findet vom 9. bis 11. September mit voraussichtlich rund 400 Ausstellern wieder in der Halle 7 des Kölner Messegeländes statt.

Auf der Veranstaltung präsentiert sich das PDF/A Competence Center wiederum mit einem eigenen Messestand (Halle 7, Stand I058/G059) den Besuchern der Fachmesse für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management.

Download: Standprospekt mit Programm und den Aussteller

DMS Expo: www.dms-expo.de

Erfurt: 78. Deutscher Archivtag vom 16. bis 19. September 2008

Vom 16. bis 19. September 2008 findet in Erfurt der 78. Deutsche Archivtag zum Thema “Bestandserhaltung analoger und digitaler Unterlagen” statt. Veranstaltet wird der Deutsche Archivtag vom “VdA”, dem 1946 gegründeten Berufsfachverband deutscher Archivarinnen und Archivare.

Weitere Details bietetn die folgenden Websites:

www.archivtag.de
www.archivistica.de

Le Forum des Acteurs du Numérique (FAN) 2008 vom 7. bis 8. Oktober in Paris

Nachdem das PDF/A Competence Center auf der Documation im März diesen Jahres seinen ersten Auftritt in Frankreich hatte und mit seinem Gemeinschaftsstand auf viel Resonanz gestoßen war, haben wir uns auch zu einem Stand auf dem Forum des Acteurs du Numérique (FAN) vom 7. bis 8. Oktober in Paris entschlossen. Unterstützt wird dieser Auftritt durch den französischen Verband der DMS-Anbieter Aproged, mit dem das PDF/A Competence Center einen Kooperationsvertrag vorbereitet.

Auf der FAN sind im Gegensatz zur Documation neben den DMS-Anbietern auch noch eine ganze Reihe von Firmen aus dem Bereich Output-Managements präsent, so dass dort ein breiteres Spektrum der Dokumentenverarbeitung anzutreffen ist.

Der Auftritt wird des PDF/A Competence Center wird mit 7 statt 3 Mitgliedern als Aussteller auf dem Gemeinschaftsstand gegenüber der Documation deutlich größer ausfallen. Folgende Firmen sind vertreten: ABBYY, Adobe, callas software, Compart, intarsys consulting, Seal Systems und Spigraph.

Website der FAN: www.forumacteursnumerique.com

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen vier weitere führende Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

  • Intellidoc srl, Italien
  • Cartago Software, Deutschland
  • MIRA Consulting GmbH, Deutschland
  • Verlag für Standesamtswesen GmbH, Deutschland

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart Systemhaus GmbH, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH) und der PDFlib GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als zwei Jahren traten über 85 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Thomas Zellmann, Gesellschafter der LuraTech. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

PDF/A Competence Center
c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50 – 0
Telefax: +49 39 40 50 – 99

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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