PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 4: Juli 2008

PDF/A und E-Mail-Archivierung

Die Themenübersicht

 


Hans BärfussSehr geehrte PDF/A-Interessenten,

Am 6. Dezember 2005 unterhielt ich mich mit Thomas Zellmann zum ersten Mal über die Gründung eines Kompetenz-Zentrums zu PDF/A. Kaum zu glauben, dass wir – nur 2 ½ Jahre später – schon rund 80 Mitglieder zählen dürfen. Dazu zählen neu Global Graphics und Levi, Ray & Shoup (LRS), zwei führende Unternehmen der Branche. Mit LRS dürfen wir ein Unternehmen aus den USA begrüßen, das mehr als 600 Mitarbeiter weltweit beschäftigt.

“Der PDF/A Zug ist am anrollen. Er wird rasch an Geschwindigkeit gewinnen, wenn er den Bahnhof verlassen hat.” Mit dieser Aussage beschreibt eine der hochgeschätzten Initiatoren des neuen Standards treffend die Situation von PDF/A in den USA.

In Europa – das ist sicher – hat der PDF/A-Zug bereits eine beachtliche Geschwindigkeit erreicht. Nebst vielen anderen Indizien zeigte sich dies auch an der DMS Expo 2007, wo die von mir gegründete PDF Tools AG mit dem “3-Heights PDF to PDF/A Converter” den vom Publikum gekürten Innovationspreis gewann. Wir freuen uns, Ihnen in dieser Ausgabe unser Unternehmen vorstellen zu dürfen.

Als Schweizer Vertreter im ISO-Komitee für PDF/A zeigen wir Ihnen zudem auf, wo PDF/A in unserer Heimat steht. Und wir berichten über einige neue Ansätze zum Einsatz von PDF/A – in der E-Mail-Archivierung und im Microsoft Office Umfeld.

Zudem wünschen Ihnen von Herzen schöne Sommerferien – und gute Erholung vom Fussball-Stress rund um die Euro 2008!

Dr. Hans Bärfuss
Vizepräsident des Vorstandes
PDF/A Competence Center


 

AKTUELL

E-Mail-Archivierung mit PDF/A

Unternehmungen müssen schon heute mit einer enormen E-Mail-Flut fertig werden. Dabei stellen sich nicht nur Fragen nach der organisatorischen und technischen Verarbeitung der elektronischen Post. Die Unternehmensführung sieht sich zunehmend auch mit Fragen hinsichtlich Compliance und Rechtssicherheit konfrontiert, da sich die Wahrnehmung des E-Mail Systems als zentraler „Post-Dienst“ nun endlich durchgesetzt hat. Damit ist auch klar geworden, dass E-Mails nach allen Regeln der Kunst archiviert werden müssen. Die Folge davon ist, dass E-Mail-Archivierung zu den am schnellsten wachsenden Anwendungen zählt.

„PDF/A eignet sich besonders gut für die Archivierung von E-Mails“, meint Dr. Hans-Rudolf Aschmann, Entwickler des Produkts „Document Converter Service“ bei PDF Tools AG, das auch die Archivierung von E-Mails in PDF/A ermöglicht. „E-Mails sind typische Vertreter von digital-born Dokumenten, mit einer großen Vielfalt an Dokumententypen in den Anhängen, die zusammen in ein mehrseitiges PDF/A Dokument konvertiert werden können“, sagt er weiter. PDF/A bietet aber nicht nur das Zusammenfügen von E-Mail-Nachricht und Anhängen in ein einziges Dokument an. Es können auch Metadaten aus dem E-Mail Kopf und aus dem Aufbau der Nachricht gewonnen und in die Datei integriert werden.

Auch wenn sich Unternehmungen heute entscheiden, die ursprüngliche E-Mail als primäres Format aufzubewahren, so lohnt es sich, die E-Mail auch in PDF/A als sekundärem, langfristig reproduzierbarem Dateiformat mitzuspeichern.

Weitere Informationen: www.pdf-tools.com


 

MS Office 2007 SP2 unterstützt PDF/A

Das für das erste Halbjahr 2009 angekündigte Service Pack 2 (SP2) für Microsoft Office 2007 soll PDF/A unterstützen. Dies vermeldete das Redmonder Softwarehaus vor kurzem in seiner Presseerklärung. Damit werden Anwender der Office-Suite direkt aus der Anwendung PDF/A-Dateien erstellen können. Die Dateien sind somit über Jahre hinweg lesbar, ohne dass das Anwenderprogramm in den Vorgängerversionen vorgehalten werden muss.

Nach einer im Herbst 2007 durchgeführten Umfrage des PDF/A Competence Center setzen Unternehmen, welche die Einführung eines einheitlichen Formats für die Langzeitarchivierung planen, zum überwiegenden Teil auf PDF/A. Zu der Ankündigung von Microsoft meint Thomas Zellmann, Vorstandsvorsitzender des PDF/A Competence Center: “Auch die heute schon verfügbare Version von Microsoft Office unterstützt bereits PDF/A durch das zusätzlich installierbare Add-In. Das PDF/A Competence Center begrüßt die Ankündigung von Microsoft, den ISO-Standard PDF/A in Zukunft noch besser zu unterstützen! Ein weiteres Indiz dafür, dass PDF/A sich zunehmend durchsetzt!”


 

PDF/A in der Schweiz

“Bei uns in Deutschland geht alles Ruckruck Zackzack” hat einmal ein Schweizer Kabarettist einen Deutschen parodiert, der bei einem Schweizer Skilift in der Warteschlange stand. Bei PDF/A trifft dies ohne Zweifel zu: Deutschland war und ist der Motor von PDF/A in Europa. Doch wie wurde der neue ISO-Standard in der Schweiz aufgenommen?

Bereits bei der ersten PDF/A Konferenz in Stuttgart im Frühjahr 2007 stammten rund 10 % der Teilnehmer aus der Schweiz. Mit dabei waren gewichtige Vertreter von Banken, Versicherungen und Pharmaunternehmen, die traditionellerweise riesige Mengen an Dokumenten zu bewältigen haben. Es erstaunt deshalb nicht, dass PDF/A in diesen Branchen rasch zu einem Thema wurde. “Bereits haben erste Unternehmen in der Archivierung auf PDF/A umgestellt”, bestätigt Robert Reichmuth, CEO von Docucom (www.docu.com), einem Schweizer Spezialisten für Archivmigrationen und Mitglied im PDF/A Competence Center.

Auch die Schweizerische Bundesverwaltung hat sich eingehend mit PDF/A befasst. Im Entwurf zur “Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens” wird PDF/A mittelfristig als Dokumentformat für die Einreichung von elektronischen Akten empfohlen. (http://www.admin.ch/ch/d/gg/pc/documents/1541/Bericht.pdf).

Für die Archivierung von Office-Dokumenten akzeptiert das Schweizerische Bundesarchiv bereits heute nur noch PDF/A (http://www.bar.admin.ch/themen/00532/00533/index.html?lang=de).

Ebenfalls von großer Bedeutung ist auch die Empfehlung der “Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen” (KOST). Dieses Gemeinschaftsunternehmen Schweizer Archive hat vor kurzem den “Katalog archivischer Dateiformate” (KaD) publiziert (http://www.kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/), worin PDF/A als “empfohlenes Format” aufgeführt wird. Das große Interesse an PDF/A zeigte sich auch an einer Informationsveranstaltung Ende April: Mit 80 Vertretern aus öffentlichen und Unternehmensarchiven war der Saal im Berner Bundesarchiv zum Bersten voll.

Der PDF/A Zug hat also auch die Schweiz erreicht. Und als Land mit einem guten öffentlichen Verkehrsnetz wird PDF/A dementsprechend bald in allen Winkeln des Landes angekommen sein!


 

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

PDF Tools AG

Dr. Hans Bärfuss, CEO, PDF Tools AG

Das Team der Schweizer PDF Tools AG mit Hauptsitz in Winkel bei Zürich und Niederlassung in Kanada befasst sich bereits seit 1993 mit PDF Technologie. Im Jahr 2002 aus einem Spin-off gegründet, ist PDF Tools AG heute ein weltweit führender Hersteller von PDF-Programmiertechnologie für Kunden in allen Marktsegmenten.

PDF Tools AG liefert client- und serverbasierte Softwareprodukte, speziell entworfen für Entwickler, Integratoren, Spezialisten für Kundenanpassungen und IT-Abteilungen von Unternehmungen. Weltweit setzen zehntausende von Unternehmungen die Produkte direkt ein oder über ein globales Netzwerk von OEM Partnern. Zu den Kunden in über 60 Ländern zählen u.a. ABB, Bayer, BMW, Boeing, Canon, Credit Suisse, Fortis Bank, Garmin, Pricewaterhouse Coopers, UBS, die US Navy, VW und Xerox.

Im Bereich PDF/A verfügt PDF Tools AG über eine umfassende Produktpalette, u.a. für die vollautomatische Konvertierung von Bildern, Office Dokumenten, E-Mails und PDF zu PDF/A. Produkte für die PDF/A-konforme Anzeige und den Druck sind ebenfalls im Sortiment. Im Bereich PDF/A und digitale Signaturen arbeitet PDF Tools AG eng mit Open Limit (www.openlimit.com) zusammen. Weitere Kooperationen bestehen mit den Firmen JoinApps (www.joinapps.ch) für PDF/A im SAP Umfeld, mit Docucom (www.docu.com) für Archivmigrationen und mit PDFcenter.ch (www.pdfcenter.ch) im Vertrieb. Diese Unternehmen sind weitere der Schweizer Mitglieder im PDF/A Competence Center.

„PDF/A wird sich zweifellos als Standard für die Langzeitarchivierung durchsetzen“, ist Dr. Hans Bärfuss überzeugt. Als weltweit anerkannter PDF Experte setzt er sich für eine einheitliche Interpretation des Standards ein. Damit ist die sprichwörtliche Schweizer Qualität der Produkte von PDF Tools AG auch für die Palette der PDF/A-konformen Produkte sichergestellt. Bei der Entwicklung der PDF/A-Testsuite hat PDF Tools AG wesentliche Teile beigesteuert.

Alle Produkte von PDF Tools AG können direkt über Internet gekauft werden, Evaluationsversionen sind ebenfalls online erhältlich.

Weitere Informationen zu PDF Tools AG: www.pdf-tools.com


 

EVENTS

Vorankündigung: DMS Expo 2008 vom 9. bis 11. September 2008 in Köln

Auf der DMS EXPO 2008 präsentiert sich das PDF/A Competence Center wiederum mit einem eigenen Messestand den Besuchern der Fachmesse für Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Rund ein Dutzend Firmen stellen ihr Leistungsportfolio im PDF/A-Bereich aus und im Rahmen diverser Vorträge kann sich der Besucher eingehend zum Thema PDF/A informieren.

Bereits am Vortag der DMS (8. September) bietet das PDF/A Competence Center außerdem ein Halbtagsseminar in Köln an, in dem es in Fachvorträgen um die Definition, Vorteile und Einsatzgebiete von PDF/A geht.

DMS Expo: www.dms-expo.de
Anmeldung Pre-DMS Seminar: www.pdfa.org (ab Mitte Juli 2008)


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

Wir begrüßen zwei weitere führende Unternehmen der Branche als Mitglied im PDF/A Competence Center:

  • Global Graphics, UK-Cambridge
    • rund 100 Mitarbeiter, mit Büros in den USA, Japan und Indien
  • Levi, Ray & Shoup, USA-Springfield, Il
    • mehr als 600 Mitarbeiter, Hauptsitz in den USA und Niederlassungen in Europa, Asien und Australien

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart Systemhaus GmbH, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH) und der PDFlib GmbH zusammen. Innerhalb von weniger als 2 Jahren traten über 75 Unternehmen aus mehr als 16 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Thomas Zellmann, Gesellschafter der LuraTech. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

PDF/A Competence Center
c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50 – 0
Telefax: +49 39 40 50 – 99

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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