PDF/A Competence Center Newsletter Ausgabe 2: März 2008

PDF/A, interaktive Formulare und Signaturen

Die Themenübersicht

 


Bernd WildSehr geehrte PDF/A-Interessenten,

heute erreicht Sie bereits die zweite Ausgabe vom Newsletter des PDF/A Competence Center. Wir hoffen, dass Sie wieder viele wertvolle Informationen rund um PDF/A finden! Im Mittelpunkt dieser Ausgabe steht natürlich die erste internationale PDF/A-Konferenz, die im nächsten Monat am 10. und 11. April in Amsterdam stattfindet. Für uns als Organisatoren zeigen die erfreulichen Anmeldezahlen, dass das Thema PDF/A an Fahrt gewinnt und für immer mehr Unternehmen interessant wird. Wir würden uns freuen, auch Sie in Amsterdam begrüßen zu dürfen! Übrigens: wer an der Konferenz teilnimmt und ein paar Fragen beantwortet, hat tolle Gewinnchancen. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel zur Konferenz.

Ein großes Thema, zu dem wir immer wieder Anfragen erhalten, ist die elektronische Signatur im Zusammenhang mit PDF/A. Lesen Sie in dieser Ausgabe, was es damit auf sich hat und was zu beachten ist.

Ihr Feedback zum aktuellen Newsletter ist uns natürlich herzlich willkommen! Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen

Dr. Bernd Wild
Vorstandsmitglied
PDF/A Competence Center


 

AKTUELL

PDF/A-Konferenz in Amsterdam (10. bis 11. April 2008)

In wenigen Wochen ist es soweit: vom 10. bis 11. April 2008 trifft sich im Hilton Hotel in Amsterdam das weltweite „Who-is-Who” der PDF/A-Spezialisten, die in Form von Vorträgen und Keynotes – etwa von Adobe – ihr Wissen an Sie weitergeben werden.

Über 170 Personen aus mehr als 20 Ländern haben sich bereits verbindlich für das PDF/A-Event des Jahres angemeldet. Die Organisatoren rechnen noch mit etwa 80 weiteren Anmeldungen bis zum Beginn der Konferenz. Viele Kunden aus unterschiedlichen Industriezweigen begrüßen diese Möglichkeit des internationalen Erfahrungsaustauschs. Weitere Teilnehmer sind u.a. Vertreter der Nationalbibliotheken von Österreich, Deutschland, den Niederlanden, Slowenien, der Schweiz und Großbritannien.

Bei den folgenden Ausstellern können Sie sich als Konferenzteilnehmer ausführlich über PDF/A informieren: Beta Systems, callas software, Compart, Datalogics, DETEC, DocPath, Document Dialog, icon Systemhaus, intarsys, LuraTech, M & R micro-imaging, MagSoft, Nuance, PDF Tools, PDFlib und SEAL Systems.

Eine Teilnahme an der Konferenz und der Besuch der Ausstellung eröffnen übrigens Gewinnchancen: das PDF/A Competence Center hat wieder drei wertvolle Preise gestiftet, die vom iPod über eine Digitalkamera bis hin zur mobilen Festplatte reichen. Um zu gewinnen, müssen Sie lediglich ein paar Fragen zu PDF/A beantworten.

Nähere Informationen, Programm und Anmeldung

Signaturen und PDF/A

Eine häufig gestellte Frage bei der Einführung von PDF/A-1 als Archivierungsformat ist die Verträglichkeit mit digitalen Signaturen. Dabei existiert gerade mit PDF/A-1 das weltweit einzige standardisierte Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung, das die Einbettung von digitalen Signaturen explizit unterstützt. Während häufig in Archivierungssystemen die digitale Signatur getrennt vom eigentlichen Dokument gespeichert wird (sog. abgesetzte Signatur), bietet PDF/A-1 den Vorteil, die Signatur im PDF/A-Dokument selbst einzubetten, ohne die strengen Auflagen, die der ISO-Standard mit sich bringt, zu verletzen. Somit können signierte Dokumente bequem als Einheit behandelt werden.

Allerdings gilt es bei der Anbringung der Signatur einiges zu beachten, das bei „normalem“ PDF nicht ins Gewicht fällt: so verlangt der PDF/A-1 Standard, dass alle Zeichensätze, die Verwendung finden, eingebettet sind. Gerade bei im Dokument sichtbaren Signaturen, die über Signaturfelder angebracht wurden, wird die Signatur durch textuelle Angaben über den Signaturinhaber und dessen Zertifikat sowie den Signaturgrund visualisiert. Der Zeichensatz für diese Texte muss natürlich ebenso eingebettet werden wie die Fonts des eigentlichen Dokuments. Analog gilt dies für farbliche Kennzeichnungen (z.B. Stempelbilder), bei denen der Farbraum den PDF/A-1-Regularien entsprechen muss. Da die Signatur häufig mit spezieller Signatursoftware erstellt und eingebettet wird, empfiehlt sich für Anwender eine einmalige Validierung, die zeigt, ob durch die Signatursoftware gegebenenfalls PDF/A-Restriktionen verletzt wurden.

Eine weitere Fragestellung zielt auf die PDF/A-Wandlung von bereits digital signierten PDF-Dateien ab. Hier kann generell attestiert werden, dass durch eine PDF/A-Korrektur des PDF-Dokuments die vorhandene Signatur ungültig wird, da auch rein technische Eingriffe in die Dokumentenstruktur, die visuell keinerlei Auswirkungen haben, den Hash-Wert des Dokument verändern und damit die Signatur brechen. In diesem Fall bleibt nur eine erneute Signatur des dann PDF/A-konformen Dokuments übrig oder der Verzicht auf PDF/A-Konformität.

Interaktive Formulare und PDF/A

Viele Unternehmen bieten interaktive Formulare an, die Anwender ausfüllen und elektronisch signieren können. Danach steht bereits die elektronische Archivierung an. Vielen stellt sich nun die Frage, wie ein derartiges interaktives Dokument PDF/A konform archiviert werden kann – und ob das überhaupt möglich ist.

Kurz gesagt: interaktive Formulare sind „per se“ nicht PDF/A konform. Sie enthalten vielfach JavaScripts zur Abbildung von Feldprüfungen etc. und sind mit Feldern, Seiten oder dem Dokument verknüpft. Bei Aktionen des Benutzers im PDF-Formular wie beispielsweise Klick in ein Feld, Verlassen eines Feldes, Anzeigen einer Seite oder Aufruf eines Dokuments werden diese JavaScripts ausgelöst. In vielen Fällen verändern sie das Erscheinungsbild des Dokuments, indem sie beispielsweise das aktuelle Tagesdatum berechnen oder Feldinhalte bzgl. ihrer Darstellung formatieren.

Genau das ist aber nach der ISO-Norm nicht zulässig. Es muss gewährleistet sein, dass „das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion.“ (aus ISO 19005-1) Es darf somit keinerlei Logik im Dokument auftauchen, die nur durch spezielle Programme – hierzu zählt auch der Adobe Reader – interpretiert werden und zu Veränderungen im Dokument führen kann.

Was bedeutet das nun konkret? Der Ablauf als solcher bleibt wie gehabt: das PDF-Formular wird ganz normal administriert und verteilt. Im Geschäftsprozess wird es vom Anwender ausgefüllt und elektronisch signiert. Anschließend ist der richtige Zeitpunkt für die Konvertierung nach PDF/A. Im Anschluss an die erfolgreiche Konvertierung kann das Dokument ins Langzeitarchiv wandern.

Bei der Konvertierung werden die JavaScripts entfernt, ohne dass sich das Erscheinungsbild des Formulars verändert. Ergebnisse – wie die oben genannte Datumsberechnung – werden fix in das Datumsfeld eingetragen, Formatierungen „eingefroren“. Nach dieser Aktion darf keine Interaktion im Formular mehr möglich sein – die Ausfüllfelder erhalten also zusätzlich einen Schreibschutz.

Natürlich hat die Konvertierung eines interaktiven Formulars nach PDF/A Konsequenzen: im Formular eventuell enthaltene Signaturen werden gebrochen, weil nachträglich Änderungen erfolgt sind (nämlich die Entfernung der JavaScripts). Eine Möglichkeit zur Lösung ist, sämtliche betroffenen Formulare nach erfolgreicher PDF/A Konvertierung zentral zu Re-Signieren.

 


 

PDF/A COMPETENCE CENTER MITGLIEDER VORSTELLUNG

intarsys

Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer intarsys:

„Wir schließen derzeit mit DMS- und Archivanbietern Partnerschaften, damit die Anwender PDF/A-Dokumente gesichert in diesen Lösungen ablegen können. So können wir bereits mit windream zusammen eine gelungene Integration zeigen. Die dmc integriert unsere Software derzeit ebenfalls sehr erfolgreich. Immer wieder gefragt sind Lösungen, die auch die elektronische Signatur berücksichtigen.“

Die Rhätische Bahn AG aus der Schweiz setzt die intarsys-Lösung ein. Wie genau diese Lösung aussieht und welche Vorteile sich für den Kunden ergeben, erfahren Sie auf der PDF/A-Konferenz in Amsterdam. Dort berichtet die Rhätische Bahn AG über das Projekt und die Erfahrungen und Vorteile im Tagesgeschäft.

intarsys hat sich auf das Erzeugen, Bearbeiten und Konvertieren von PDF-Dokumenten spezialisiert und mit hohem Know-how ein leistungsfähiges Validierungs- und Korrekturwerkzeug entwickelt. Das Werkzeug PDF/A Live! überprüft PDF-Dokumente auf ihre Konformität zum PDF/A-Standard und nimmt nach Möglichkeit Korrekturen vor, damit sie dem Standard entsprechend im Langzeitarchiv abgelegt werden können.

www.intarsys.de

 


 

EVENTS:

10. bis 11. April 2008: 1. Internationale PDF/A-Konferenz in Amsterdam

Das PDF/A Competence Center veranstaltet im April seine erste internationale Konferenz in Amsterdam. Der zweitägige Event im Hilton Hotel umfasst Vorträge internationaler Fachleute und Anwender renommierter Unternehmen. In der begleitenden Ausstellung werden Produkte und Lösungen zahlreicher PDF/A Competence Center-Mitglieder präsentiert.

PDF/A-Konferenz in Amsterdam

Abu Dhabi: Data & Document Management in Oil & Gas vom 31. März bis 1. April

Das PDF/A Competence Center wird auf dieser Veranstaltung in Abu Dhabi von seinem Mitglied eDocuMAN repräsentiert. Weitere Informationen zum Event finden Sie im Internet auf der Website des Veranstalters:

www.iqpcevents.com

97. Deutscher Bibliothekartag vom 3. bis 6. Juni 2008 in Mannheim

Das PDF/A Competence Center wird mit einem kleinen Stand auf dem Deutschen Bibliothekartag vom 3. bis 6. Juni 2008 in Mannheim vertreten sein. Weitere Informationen zum Event finden Sie unter:

www.bibliothekartag2008.de.

drupa vom 29. Mai bis 11. Juni 2008 in Düsseldorf

Alle vier Jahre findet in Düsseldorf die Print Media Messe “drupa” statt. Vom 29. Mai bis 11. Juni 2008 werden in den Messehallen am Rheinufer 1800 Aussteller aus 50 Ländern erwartet. In der Halle 7 wird im drupa innovation parc – kurz dip – das PDF/A Competence Center über Neuheiten rund um das Thema Langzeitarchivierung mit PDF informieren.

www.drupa.de

IS&T veranstaltet “Archiving 2008″ in Bern vom 24. bis 28. Juni

Die IS&T Archiving Conference findet vom 24. bis 28. Juni 2008 in der Schweiz in Bern statt und richtet sich an Imaging-Einsteiger und Spezialisten in den Bereichen Bibliotheken, Archivwesen, Records Management und IT. Im Mittelpunkt stehen die Themen Digitale Archivierung und Erhaltung, Konzepte und technische Lösungen. Mehr zur Konferenz finden Sie auf der Website des Veranstalters:

www.imaging.org

 


 

NEUE MITGLIEDER IM PDF/A COMPETENCE CENTER

  • MagSoft, Niederlande
  • CS Consulting AG, Deutschland
  • Mikrografija d.o.o., Slowenien
  • Solid Documents LLC, USA
  • Datalogics, USA
  • IFIN Sistemi, Italien
  • Spigraph, Frankreich
  • Imaging Systems d.o.o, Slowenien

 


 

Über das PDF/A Competence Center

Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Der Vorstand setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen callas software GmbH, Compart Systemhaus GmbH, intarsys consulting GmbH, LuraTech Europe GmbH, PDF Tools AG (CH) und der PDFlib GmbH zusammen. Innerhalb von einem Jahr traten über fünfzig Unternehmen aus mehr als zwölf Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Vorstandsvorsitzender ist Thomas Zellmann, Gesellschafter der LuraTech. Hans Bärfuss, CEO der PDF Tools AG, Schweiz ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.

Kontakt

PDF/A Competence Center
c/o LuraTech Europe GmbH
Thomas Zellmann
Kantstr. 21
D-10623 Berlin

Telefon: +49 30 39 40 50 – 0
Telefax: +49 39 40 50 – 99

info@pdfa.org
www.pdfa.org

About PDF Association

Founded in 2006 as the PDF/A Competence Center, the PDF Association exists to promote the adoption and implementation of International Standards for PDF technology.

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